Një letër shërbimi është një mënyrë e zakonshme për të informuar palët e treta përmes postës. Përdoret kur është e nevojshme të keni një konfirmim me shkrim të transferimit të informacionit të rëndësishëm te partneri ose kur është e pamundur të përdorni lloje të tjera të komunikimit. Ky dokument ka shumë lloje, por ka rregulla të përgjithshme që duhet të merren parasysh gjatë përgatitjes së një letre të tillë.
E nevojshme
Letër me kokë letre
Udhëzimet
Hapi 1
Për të filluar, merrni titullin e organizatës suaj të krijuar posaçërisht për këto letra. Dallimi kryesor i tij nga letra standarde është prania e detajeve postare së bashku me detajet e bankës. Nëse ky nuk është rasti në ndërmarrjen tuaj, përgatitni versionin tuaj. Vendosni logon këtu dhe tregoni emrin e organizatës, detajet e bankës, adresën postare, telefonat, faksin dhe postën elektronike për komunikim.
Hapi 2
Në këndin e sipërm të djathtë, shënoni adresën e letrës (emri i ndërmarrjes, adresa postare, pozicioni, emri i plotë i kokës). Nëse letra u drejtohet disa organizatave, adresat e tyre vendosen njëra pas tjetrës, por jo më shumë se katër me radhë dhe pa specifikuar udhëheqësit. Tani shkoni direkt në tekstin e letrës, pasi që ky dokument nuk e shkruan emrin e tij (ndryshe nga aktet, memorandumet, etj.). Në vend të kësaj, ju mund të tregoni shkurtimisht temën e letrës, thelbin e apelit tuaj - "në lidhje me pagesën e vonuar", "në lidhje me ndryshimin e kushteve", etj.
Hapi 3
Teksti i letrës duhet të jetë në një stil biznesi. Thuaj thelbin sa më shkurt dhe saktë që të jetë e mundur në mënyrë që të shmanget konfuzioni gjatë përcjelljes së informacionit të rëndësishëm. Një letër duhet të adresojë një çështje. Mos u përpiqni të zgjidhni të gjitha problemet midis jush dhe partnerit tuaj me një letër. Secili duhet të konsiderohet veçmas, pasi mund të ketë interpretues të ndryshëm dhe, përveç kësaj, kjo mund të jetë e rëndësishme në rast të mosmarrëveshjeve që kërkojnë një vendim në gjykatë. Prandaj, është më mirë të mos shfaqni vëllimin e letrës përtej një faqe.
Hapi 4
Në fund, renditni dokumentet shtesë në seksionin Shtojca. Lini një vend për nënshkrimin e menaxherit dhe deshifroni nënshkrimin e tij në kllapa (mbiemri, inicialet). Sigurohuni që të tregoni emrin e plotë të interpretuesit dhe numrin e telefonit të zyrës për komunikim. Nënshkruani dokumentin origjinal me mbikëqyrësin tuaj dhe regjistroni letrën tek sekretari i organizatës tuaj si një dokument dalës.
