Në procesin e punës, krerët e organizatave duhet të mbajnë shënime. Kjo përfshin personelin, kontabilitetin dhe kontabilitetin e taksave. Easyshtë e lehtë të kuptohet se kjo nënkupton një vëllim mjaft të madh të letrave me vlerë dhe, në përputhje me rrethanat, informacione. Për të shmangur konfuzionin në të dhëna, është e nevojshme të planifikoni saktë mirëmbajtjen e dokumentacionit.
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse organizata është e madhe, këshillohet që të punësoni një punonjës për secilën sit. Le të themi se një punonjës është i nevojshëm për të regjistruar dokumentet e personelit, një tjetër apo edhe disa janë të nevojshëm për kontabilitetin. Në përshkrimin e punës, shprehni qartë përgjegjësitë e secilit person që punon në shtetin tuaj. Para së gjithash, përfshini një klauzolë se si të mbani shënime.
Hapi 2
Nëse dëshironi të kurseni para, dokumentacionin mund ta mbani vetë. Për regjistrimet e personelit, blini disa dosje dhe një fletore. Do të nevojiten dosje për të grupuar dokumentet. Për shembull, mund të krijoni një dosje për punonjësit që aktualisht punojnë në organizatë; një dosje tjetër është e nevojshme për arkivin. Për ta bërë më të lehtë gjetjen e informacionit, shënoni të dhënat në një fletore. Le të themi se ata punësuan një punonjës. Në fletore, shkruani informacion të shkurtër për të, gjithashtu tregoni dosjen në të cilën mund të gjeni të dhëna më të hollësishme.
Hapi 3
Sigurohuni që të qëndroni të akorduar për dokumentet e azhurnuara. Për secilin punonjës, duhet të lëshoni një kartë personale, të vendosni këtu të gjitha informacionet për punën. Për shembull, një punonjës shkoi me pushime, shkruaji këtë informacion në kartë. Ju gjithashtu duhet të plotësoni një fletë kohore çdo muaj.
Hapi 4
Kontabiliteti është më kompleks dhe kërkon kohë. Për ta kryer atë, ju duhet njohuri e veçantë. Sigurohuni që të ndiqni ndryshimet në legjislacion. Dokumentet duhet të jenë në dosje ("Marrëveshjet", "Banka", "Libri i parave të gatshme", "Faturat e lëshuara", "Faturat e marra", "Raportet paraprake", etj.). Të gjitha dokumentet duhet të rregullohen në rend kronologjik. Ju do të duhet të numëroni, thurni dhe vërtetoni disa arkiva me një vulë dhe nënshkrim. Dokumente të tilla përfshijnë një libër parash, një libër shitjesh, blerje dhe të tjera.
