Puna e zyrës e organizuar në mënyrë korrekte është një nga përbërësit e punës së suksesshme të çdo ndërmarrjeje (qoftë edhe të vogël). Në të vërtetë, përshtypja e parë për partnerët e biznesit varet nga mënyra se si hartohen dokumentet kryesore (porositë, udhëzimet, letrat, etj.). Alsoshtë gjithashtu e rëndësishme se sa shpejt kalojnë flukset e dokumentacionit hyrës, dalës dhe të brendshëm.
Udhëzimet
Hapi 1
Një punonjës specifik duhet të jetë përgjegjës për rrjedhën e punës në ndërmarrje. Nëse ndërmarrja nuk është shumë e madhe, ajo është sekretare, ndihmëse sekretare. Nëse organizata përfshin më shumë se një nënndarje (veçanërisht nëse ato kanë vendndodhje të ndryshme territoriale), organizohet një shërbim i institucionit arsimor parashkollor (mbështetja e dokumentacionit e menaxhimit).
Ata janë ata që zhvillojnë udhëzimet e ndërmarrjes për punën në zyrë, e rishikojnë atë dhe bëjnë ndryshime. Kur përgatitni dokumentin, mund të merrni si bazë "Rregullat e Punës së Zyrës në Organet Ekzekutive Federale".
Hapi 2
Kjo është një fazë e rëndësishme, thelbësore, sepse pas miratimit të udhëzimeve për punën në zyrë, dokumentet në ndërmarrje duhet të korrespondojnë me një stil të caktuar:
- vendndodhja e detajeve (gjatësore, këndore);
- gërma e korporatave;
- formati (madhësia e letrës, dhëmbëzat).
Përveç formularëve model të ndërmarrjes, udhëzimet duhet të pasqyrojnë çështje të tilla si organizimi i regjistrimit të dokumenteve hyrëse / dalëse; organizimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe vendimeve të marra; përgatitjen dhe transferimin e dokumenteve në arkiv, etj.
Hapi 3
Formimi i dosjeve në të cilat paraqiten dokumente të një subjekti të caktuar duhet të kryhet në përputhje me nomenklaturën e çështjeve. Isshtë zhvilluar nga personi i ngarkuar për mbajtjen e regjistrave, në bazë të "Listës së dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatës, duke treguar kohën e ruajtjes".
Hapi 4
Për shkak të faktit se puna për zhvillimin e nomenklaturës së çështjeve është voluminoze, kërkon njohuri të gjera, është më korrekte të organizosh punën mbi të me përfshirjen e përfaqësuesve të shërbimeve individuale dhe departamenteve. Ata hartojnë listat e rasteve (gjithashtu tregojnë periudhat e magazinimit), të cilat formohen në shërbim ose departament, dhe institucioni arsimor parashkollor bën një nomenklaturë përmbledhëse të rasteve për ndërmarrjen.
Hapi 5
Për të lehtësuar punën me dokumente, një numër në rritje i ndërmarrjeve përdorin një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS). Possibleshtë e mundur të zgjidhni një EDMS me efektshmëri për çdo ndërmarrje (me numrin e të punësuarve 7 ose 2000). Më efikasët për sa i përket raportit çmim / cilësi sot janë sisteme të tilla si "Delo", "EVFRAT-Menaxhimi i Dokumentit".
Por edhe nëse ndërmarrja juaj nuk është ende në gjendje të blejë një EDMS, programet standarde të Microsoft Office do t'ju vijnë në ndihmë. Duke përdorur mjetet e zakonshme të Word, Excel, PowerPoint, është mjaft e mundur të organizoni dizajnin e dokumenteve në përputhje me kërkesat e identitetit të korporatës, të vendosni rrjedhën elektronike të dokumenteve.
