Gjatë veprimtarisë së saj të prodhimit, çdo ndërmarrje krijon shumë dokumente që duhet të ruhen për disa, dhe nganjëherë mjaft kohë. Forshtë për këtë që organizimi i arkivit është i nevojshëm.
Udhëzimet
Hapi 1
Krijoni kushtet e nevojshme për ruajtjen e dokumenteve në arkiv. Para së gjithash, dhoma duhet të mbrohet nga ndikimi i drejtpërdrejtë i rrezeve të diellit, niveli i lagështisë së ajrit nuk duhet të kalojë nivelin e lejuar, dhe gjithashtu duhet të mbyllet qasja për persona të paautorizuar.
Hapi 2
Ju lutemi vini re se sipas kërkesave për ambientet e arkivit, vendosja e tij nuk lejohet në ndërtesa prej druri, ndërtesa të shkatërruara, ndërtesa me themele të lagura, papafingo ose bodrum. Në të njëjtën kohë, ambientet e destinuara për ruajtjen e dokumenteve të ndryshme arkivore në ndërtesën e përshtatur duhet të izolohen nga pjesa tjetër e lokaleve që ndodhen në këtë ndërtesë. Gjithashtu, nuk lejohet vendosja e arkivit në ambientet e ndërtesës, të cilat janë zënë nga shërbimet e hotelierisë publike, organizatat që ruajnë substanca të rrezikshme kimike ose nga zjarri, depot e ushqimit.
Hapi 3
Gjeni arkivin e organizatës në një ndërtesë të adaptuar ose të ndërtuar posaçërisht për të ruajtur të dhënat. Dhoma duhet të hiqet nga objektet e rrezikshme në përputhje me sigurinë nga zjarri. Këto, për shembull, përfshijnë parkime makinash, pika karburanti, garazhe. Gjithashtu, nuk duhet të ketë objekte që ndotin ajrin afër ambienteve të arkivit të ndërmarrjes.
Hapi 4
Kur zgjidhni një dhomë të përshtatshme për organizimin e një arkivi, merrni parasysh se disa dhoma të ndara kërkohen për funksionimin normal të arkivit: hapësira e arkivit; hapësirë për marrjen e dokumenteve; mjediset për përdorimin e dokumenteve të ruajtura; salla e punës për punonjësit e arkivit.
Hapi 5
Zhvendosni depon e arkivit larg ambienteve laboratorike, shtëpiake dhe industriale. Në të njëjtën kohë, kushtojini vëmendje që nuk ka kanale të përbashkëta ventilimi dhe është e ndarë nga dhomat fqinje duke përdorur mure dhe tavane rezistente ndaj zjarrit me një kufizim të rezistencës ndaj zjarrit të paktën dy orë. Gjithashtu, në dhomën e arkivit, përjashtohet vendosja e tubave të ujërave të zeza dhe furnizimit me ujë.
Hapi 6
Hartoni për organizimin e ruajtjes "Rregulloret për ruajtjen e dokumenteve" dhe miratojeni atë me kokën. Përveç kësaj, me urdhër të titullarit, duhet të caktohet një person i cili do të jetë përgjegjës për arkivin. Gjithashtu, po krijohet një komision i posaçëm ekspertësh, i cili do të kryejë në mënyrë periodike një ekzaminim të dokumenteve për pajtueshmëri me periudhat e magazinimit të tyre.
