Sekretari është një punonjës zyre, detyrat e të cilit përfshijnë marrjen e thirrjeve telefonike, të ditur se si të punojnë me një kompjuter, komunikimin me njerëzit, mbajtjen e regjistrave të biznesit dhe shumë më tepër. Ka shumë mite në lidhje me profesionin e sekretarit - por çfarë saktësisht është një sekretare e mirë?
Shkathtësitë themelore
Për të punuar si sekretar, nuk kërkohet një diplomë e një institucioni të arsimit të lartë - kurse të specializuara janë mjaft të mjaftueshme, ku sekretari i ardhshëm mëson komunikimin dhe mirësjelljen e biznesit, leximin e shpejtë, punën në zyrë, psikologjinë praktike, stenografinë dhe shtypjen. Përveç kësaj, kurset mësojnë bazat e punës në 1C, dhe gjithashtu mësojnë se si të përdorin mini-ATS dhe pajisjet e zyrës. Pa të gjitha këto aftësi, një sekretar nuk mund të konsiderohet punëtor i mirë.
Isshtë gjithashtu shumë e rëndësishme që një sekretar i mirë të ketë një perceptim delikat të psikologjisë së njerëzve të tjerë dhe të jetë rezistent ndaj streseve të ndryshme.
Meqenëse sekretari është personi afarist i firmës, ai duhet të ketë një pamje të këndshme, një sens stili dhe shije të mirë. Pa aftësinë për tu veshur bukur, për tu sjellë në shoqëri dhe për të folur me kompetencë, sekretari nuk do të jetë në gjendje të krijojë një përshtypje të mirë midis klientëve të kompanisë në të cilën ai punon - prandaj, imazhi i kompanisë nuk do të jetë i barabartë. Në fakt, detyra kryesore e një sekretari të mirë është të organizojë punën e shefit të tij dhe të gjithë zyrës në mënyrë efikase dhe efektive.
Karakteristikat e profesionit
Shumë besojnë se detyra e një sekretari është të përgatisë kafe, të paraqesë dokumente për nënshkrime dhe t'u përgjigjet telefonatave. Ky është një mashtrim - detyrat e këtij profesioni përfshijnë mbikëqyrjen e punës së pritjes, kryerjen e korrespondencës së biznesit, pjesëmarrjen në zyra të ndryshme dhe ngjarje pa degë dhe komunikimin me klientët nervozë. Përveç kësaj, një sekretar i mirë shpesh shërben si menaxher i zyrës dhe madje edhe një psikolog i cili do të jetë në gjendje të qetësojë situatën në ekip.
Shpesh, sekretarët ekzekutivë quhen "kardinalë gri" sepse ata janë në gjendje të ndikojnë në mënyrë të padukshme në punën e kompanisë dhe vendimet e shefit.
Më shpesh, gratë bëhen sekretare, pasi ato janë emocionalisht më fleksibile dhe elastike. Përveç kësaj, ata janë më të ndjeshëm - kapja e humorit të shefit dhe ekipit ndihmon shumë në punën e tyre. Nëse sekretari është mjaft i zgjuar dhe profesional, menaxheri mund t'i drejtohet atij për këshilla dhe ta dëgjojë atë. Theshtë sekretari ai që mund të lehtësojë punën e shefit duke organizuar mirë vendin e tij të punës dhe duke dhënë informacionin që i nevojitet me kohë. Në të njëjtën kohë, sekretarët nuk kanë rritje karriere, pasi një asistent i mirë ekzekutiv ia vlen peshën e saj në ar. Sidoqoftë, si rezultat, sekretari fiton përvojë dhe njohuri të paçmueshme për proceset e biznesit, të cilat në të ardhmen mund ta ndihmojnë atë të fillojë një karrierë në një profesion tjetër.
