Për të ruajtur të dhënat personale të punonjësve, disa punëdhënës përdorin të ashtuquajturat dosje personale. Sipas nenit 85 të Kodit të Punës, punonjësit e personelit duhet të marrin, ruajnë dhe kombinojnë informacionin për secilin punonjës. Për këtë, këshillohet të përdorni skedarë të tillë personal. Cili është rendi i regjistrimit të tyre?
Udhëzimet
Hapi 1
Së pari, duhet të sqarohet se menaxhimi i dosjeve personale nuk është një dokument i detyrueshëm për organizatat, por nëse vendosni ta përdorni, do të duhet të drejtoheni nga rregullat e punës në zyrë.
Hapi 2
Kur punësohet një punonjës, menaxheri lëshon një urdhër (udhëzim) në formën Nr. T-1. Në bazë të këtij dokumenti, krijoni një kartë personale për një punonjës të ri (formulari Nr. T-2).
Hapi 3
Për të plotësuar këtë formular, do t'ju duhen dokumentet e mëposhtme: pasaporta, libri i punës, certifikata e regjistrimit (TIN), certifikata e sigurimit, letërnjoftimi ushtarak (nëse ka), certifikata ose diploma dhe dokumente të tjera, për shembull, për një shofer patentë shoferi, për kuzhinierët - një libër mjekësor, etj.
Hapi 4
Merrni kopjet e të gjitha dokumenteve të mësipërme dhe paraqitini ato në një skedar personal në rend kronologjik. Ky arkiv ruhet në departamentin e personelit ose në departamentin e kontabilitetit, çdo ndryshim bëhet vetëm nga persona përgjegjës. Por mbani në mend se libri i punës nuk është përfshirë në dosjen personale, ai duhet të ruhet veçmas në një kasafortë ose nën kyç. Personat përgjegjës për sigurinë e këtyre dokumenteve emërohen me një urdhër të veçantë.
Hapi 5
Renditni të gjitha dokumentet në inventar, bëni ndryshime në kolonën speciale "Shtojcat". Ai gjithashtu përmban numrat rendorë të dokumenteve, numrin e fletëve të secilit prej tyre dhe datën e marrjes.
Hapi 6
Disa nga dokumentet nga dosja personale janë një pyetësor, një autobiografi, shpjegime me shkrim dhe çdo deklaratë. Mos harroni se arkivi nuk i transferohet vetë punonjësit dhe edhe nëse është e nevojshme, punonjësi mund të shikojë në dosjen personale vetëm në prani të personit të ngarkuar.
Hapi 7
Pas formimit të çështjes, plotësoni faqen e kopertinës. Për ta bërë këtë, në qendër në mes, shkruani numrin rendor të këtij arkivi, emrin e organizatës, pozicionin e punonjësit, si dhe emrin e tij të plotë.
