Një menaxher i PR duhet të ketë njohuri për punën e tij. Kjo shpjegon nevojën për të mbajtur arkivat e informacionit të rëndësishëm, të cilat quhen dosje shtypi ose dosje mediatike.
Arkivi i menaxherit të PR
Një dosje shtypi mblidhet për të gjitha lajmet, personat dhe ngjarjet e rëndësishme që ndikojnë drejtpërdrejt ose indirekt në reputacionin e organizatës.
Optimalshtë optimale të mbash dollapë të veçantë për skedarë sipas:
- ngjarje të rregullta dhe një herë: ekspozita, seminare, tryeza të rrumbullakëta, takime dhe darka biznesi;
- personat kryesorë, udhëheqësit e opinioneve, aleatët e pozitës së organizatës dhe kundërshtarët e saj;
- tema të mbuluara rregullisht nga shërbimi i PR. Shtë e rëndësishme të grumbullohen jo vetëm materialet e vetë organizatës, por edhe reagimi i publikut, materiale editoriale, komente të ekspertëve, etj.
- media e industrisë dhe gazetarët.
Një dosje shtypi, si çdo arkiv, duhet të jetë një bazë dinamike informacioni në të cilin informacioni azhurnohet rregullisht dhe informacioni i freskët mblidhet me përpikmëri.
Teknika e mbledhjes
Nga ana teknike, dosja e shtypit mund të shtypet ose elektronike. Më shpesh, për të minimizuar punën në dosjen e shtypit, është e lejueshme të kesh të dy opsionet plotësuese të arkivit.
Dosja e shtypit përfshin botime në media, materiale të vetë-shërbimit PR. Për personat, përdoren biografitë, fotot, të dhënat personale (me lejen e personit), detajet e kontaktit personal dhe telefonat e asistentëve. Shtë e rëndësishme të përpilohet dosja e shtypit për ngjarjet nga programet e veprimtarisë, rezolutat, fletëpalosjet e pjesëmarrësve dhe kontaktet e organizatorëve.
Një vend të veçantë në dosjen e shtypit zënë informacionet në lidhje me mediat dhe gazetarët. Një specialist i PR duhet të bëjë një përshkrim të hollësishëm të secilës media të specializuar, pavarësisht nëse organizata aktualisht po ndërvepron me redaksinë apo jo. Të dhënat e papërpunuara duhet të përfshijnë informacion në lidhje me qarkullimin (nëse është një botim i shtypur), pjesëmarrjen (për burimet e Internetit), informacion në lidhje me themeluesit, CEO, redaktorin dhe gazetarët e industrisë.
Datat e lindjes së të gjithë partnerëve mediatikë, pavarësisht se çfarë pozicioni zënë në hierarkinë editoriale, nuk do të jenë kurrë të tepërta. Një punonjës i zakonshëm dhe kreu i një korporate mediatike do të jenë po aq të kënaqur nëse shërbimi PR i një organizate miqësore i përgëzon ata me një kartolinë të vogël ose një buqetë të harlisur me lule. Informacioni në lidhje me gazetarët kufizohet më së miri në kompetencën e informacionit të organizatës. Nëse shërbimi i PR ka përgatitur dhe i ka dorëzuar korrespondentit një analist të organizatës për përgatitjen e materialit, duhet të lini një shenjë për këtë në dosjen e shtypit. Kjo do ta bëjë më të lehtë të njohim pikënisjen e ndërgjegjësimit midis kolegëve me kontakte të përsëritura.
Mbushja e dosjes së shtypit lidhet drejtpërdrejt me shkallën në të cilën shërbimi i PR-së analizon me kujdes mediat. Sapo të shfaqet një artikull i ri mbi një temë afër aktiviteteve të organizatës së menaxherit të PR, ai duhet të përfshihet në dosjen e shtypit. Ju gjithashtu duhet të bëni me histori video, kolona autori, shënime të blogerëve autoritativë dhe informacione të tjera.
Aksesi në dosjen e shtypit
Nëse një dosje shtypi formohet për një periudhë të gjatë kohore, atëherë mjaft shpesh, përveç informacionit nga burimet e hapura, në të shfaqet një i ashtuquajtur i brendshëm. Informacioni i brendshëm zakonisht quhet informacion i marrë nga burime jozyrtare që nuk janë konfirmuar ende publikisht. Përfaqësuesit zyrtarë të organizatave mund ta mbajnë një informacion të tillë në statusin "pa koment" për një kohë të gjatë, prandaj, sapo të futet në dosjen e shtypit, menaxheri i PR duhet të kujtojë nevojën për të kufizuar hyrjen në arkiv për palët e treta.
Një stimul tjetër për të kufizuar hyrjen në dosjet e shtypit janë të dhënat personale, të cilat shpesh plotësohen me informacione rreth personave. Importantshtë e rëndësishme ta mbani mend këtë kur kontaktoni punonjës të tjerë të organizatës, specialistë të PR-ve të organizatave të tjera dhe palë të tjera të interesuara. Dosja e shtypit është zhvilluar kryesisht për përdorimin e brendshëm të organizatës.
Kjo shpjegon gjithashtu nevojën për të instaluar sisteme shtesë të sigurisë për të parandaluar rrjedhjet e informacionit. Shtë e rëndësishme të mblidhni materiale letre në dosje, hyrja në të cilën duhet të jetë e kufizuar në mënyrë rigoroze. Bazat e të dhënave elektronike duhet të jenë të disponueshme për punonjësit e departamentit të PR, sipas kërkesës - për menaxhmentin e organizatës, por të mbyllura për një gamë të gjerë të informacionit të korporatave.
