Për një nëpunës fillestar, dizajni i korrespondencës në hyrje mund të jetë një provë e forcës. Sidoqoftë, sa më shpejt që procesi të ndahet në hapa të thjeshtë dhe të kuptueshëm, ai bëhet një pjesë e pakuptimtë e ditës së punës.
Udhëzimet
Hapi 1
Të gjitha dokumentet e marra nga organizata duhet të regjistrohen në të njëjtën ditë, pavarësisht se si kanë arritur atje (me e-mail, me korrier, me faks, etj.). Postat elektronike duhet të shtypen, mesazhet telefonike duhet të regjistrohen.
Hapi 2
Kolona # 1 e ditarit tregon datën e marrjes së secilit dokument. Kolona # 2 - numri i saj i regjistrimit. Numri caktohet në rendin e marrjes, me çdo vit kalendarik që fillon me një. Pastaj çdo dokument i dorëzuar kontrollohet: nëse është dorëzuar në mënyrë korrekte, nëse paketa është e paprekur. Nëse nuk është shënuar "personalisht", zarfi ose çanta hapen dhe përmbajtja kontrollohet. Nëse ka një inventar, ata e kontrollojnë atë. Nëse disa nga dokumentet e specifikuara mungojnë, duhet të hartoni një akt të duhur dhe të vendosni një shënim në ditarin e korrespondencës në hyrje në seksionin "Shënime". Numri i fletëve me bashkëngjitje tregohet në kolonën nr. 3.
Hapi 3
Lloji i korrespondencës futet në kolonën nr. 4. Kjo mund të jetë një kërkesë, një raport pajtimi, një letër, një vërtetim, një telegram, një njoftim, etj. Dy kolonat e ardhshme tregojnë dërguesin dhe numrin dalës të letrës.
Hapi 4
Një përmbledhje e dërgesës duhet të tregohet në kolonën nr. 7. Për shembull, “Për sigurimin e një çertifikate mbi borxhin e AA Ivanov. bankë "ose" Kërkesë për rillogaritjen e pagave të VV Sidorova ".
Hapi 5
Pastaj letërkëmbimi u shpërndahet adresuesve, dhe pasi të marrë rezolutën, ajo futet në kolonën nr. 8, duke treguar në dy ekzekutuesit e ardhshëm dhe afatin për ekzekutimin e dokumentit. Shënimet tregojnë se dokumenti është ekzekutuar dhe ku është depozituar.
