Në shërbimet e personelit të organizatave, ndërmarrjeve, ruhen një numër i madh dokumentesh: urdhra për punësim, dhënie pushimesh, transferime, shpërblime, pagesa shtesë parash, pushime nga puna dhe të tjera. Rëndësia e ruajtjes së dokumenteve të tilla është për shkak të nevojës për të mbajtur shënime të dokumenteve të secilit punonjës specifik. Detyra e formimit të saktë dhe të shpejtë të dokumenteve në çështje u është besuar oficerëve të personelit.
Udhëzimet
Hapi 1
Formimi i çështjeve është vendosja e dokumenteve të ekzekutuara në raste. Gruponi dokumentet në raste për secilin vit kalendarik, përveç rasteve që janë formuar fillimisht dhe nuk janë brenda një viti kalendarik. Raste të tilla përfshijnë: dosjet personale të studentëve, punonjësve, punëtorëve, çështjet e forenzikës, rastet e pensioneve, historinë mjekësore, si dhe dokumente të tjera të kontabilitetit.
Hapi 2
Formimi përfundimtar i dosjeve personale të studentëve, studentëve, pasuniversitarëve duhet të kryhet pas diplomimit në një institucion arsimor ose studim pasuniversitar; punëtorët dhe punonjësit - me rastin e pushimit nga puna; historia mjekësore - pas sigurimit të shkarkimit të pacientit; çështjet gjyqësore - menjëherë pas përfundimit të gjykimit dhe dorëzimit të vendimit; Rastet e pensioneve - pasi të jenë përfunduar pagesat e pensioneve.
Hapi 3
Kur përgatiteni për ruajtjen arkivore, bashkoni dosjet personale të punonjësve që u pushuan nga puna në dosjet personale, nëse numri i fletëve nuk i kalon dyqind e pesëdhjetë. E njëjta gjë vlen për personat që kanë mbaruar një institucion arsimor. Ju gjithashtu mund të krijoni një skedar personal individual si një njësi të veçantë të magazinimit. Ky rregull zbatohet për skedarët personalë të ruajtjes së përhershme.
Hapi 4
Kur krijoni skedarë personal, merrni parasysh periudhat e ndryshme të mbajtjes. Në lidhje me rastet e afatit afatgjatë dhe të përhershëm të ruajtjes, formojini ato veçmas, dhe gjithashtu përfshini ato në inventarë të ndryshëm.
Hapi 5
Grupi i porosive nga personeli në raste në përputhje me periudhat e vendosura të mbajtjes. Brenda secilës dosje personale, dokumentet futen në rend kronologjik, domethënë nga fillimi deri në fund të vitit, si dhe nga data e miratimit, përpilimit, regjistrimit të tyre.
Hapi 6
Rastet që formohen nga llogaritë personale, kartat personale, librat e punës, si dhe veshjet e dosjeve personale, sistemojnë në mënyrë rigoroze sipas rendit alfabetik. Kur përdorni një model të tillë, kryeni sqarime shtesë duke treguar tre shkronjat e para në emrat e personave mbi të cilët është hapur një dosje personale.
