Dosjet personale të të gjithë punonjësve në pension dhe pensionistë duhet të dërgohen në arkiv për ruajtje (neni 17 i Ligjit Federal Nr. 125-F3). Një punonjës i departamentit të personelit është i detyruar të përgatisë dosje me dokumente dhe t'i transferojë ato tek një punonjës i autorizuar i arkivit nga dora në dorë.
E nevojshme
- - dosjet;
- - lidhës;
- - laps;
- - inventari;
- - transferimin e inventarit.
Udhëzimet
Hapi 1
Para se të paraqisni dosjet personale në arkiv, përgatitni me kujdes të gjitha dokumentet në dispozicion që mbetën në departamentin e personelit pas shkarkimit të punonjësve. Legjislacioni përcakton afate të caktuara brenda të cilave është e nevojshme të keni kohë për të transferuar dosjet personale të punonjësve për ruajtjen arkivore. Ata nuk duhet të kalojnë 12 muaj pas pushimit nga puna.
Hapi 2
Rregulloni secilën skedar personal në rend të kundërt kronologjik. Nëse gjatë punësimit faqja e parë ishte një kërkesë e shkruar nga një punonjës për një vend pune, në dokumentet arkivore faqja e parë do të jetë një letër dorëheqjeje.
Hapi 3
Të gjitha fletët e palosura në rendin e duhur, skedoni me një lidhës, numrin në rregull. Bëni një inventar në një fletë të veçantë. Vendosni të gjitha faqet e lidhura të skedarit tuaj personal nën numrin rendor.
Hapi 4
Bashkangjitni inventarin në krye të të gjitha faqeve. Nëse po plotësoni një skedar personal për secilin punonjës veç e veç, vendoseni në një dosje kartoni, me shkronja të mëdha shkruani shkronjën e parë të mbiemrit të punonjësit dhe vitin e largimit nga puna.
Hapi 5
Kur transferoni çështje në arkiv, është e lejueshme të vendosni disa raste të punonjësve në pension në një dosje, por numri i fletëve në të nuk duhet të kalojë 250. Në një dosje, vendosni rastet e punonjësve në pension në një vit, emrat e të cilëve fillojnë me të njëjtën letër. Regjistrimi i tillë i dosjeve personale përdoret më shpesh në ndërmarrjet e mëdha, ku kalon një fluks i madh personeli gjatë një viti.
Hapi 6
Për të gjitha rastet e përgatitura, përpiloni një fletë transferimi, e cila ka një formë të unifikuar. Në kolonën nr. 1, shënoni numrin rendor të secilës çështje, në kolonën nr. 2 - indeksin e secilës çështje sipas nomenklaturës, nr. 3 - emrin e titujve të çështjeve, nr. 4 - datat, Nr. 5 - numri i fletëve të transferuara për secilin rast veç e veç, Nr. 6 - periudhat e ruajtjes, # 7 - shtesa ose shënime ekzistuese.
