Një zonë e madhe dhe e veçantë e punës arkivore konsiderohet të jenë ato pyetje që kanë të bëjnë me përgatitjen e dokumenteve për dorëzimin e tyre në arkivin e organizatës. Kjo është arsyeja pse ata meritojnë vëmendje serioze, pasi që gjatë kësaj faze të punës me dokumente, shpesh bëhen gabime të ndryshme metodologjike dhe praktike, të cilat në të ardhmen mund të shkaktojnë pasoja negative në punën e arkivit.
Udhëzimet
Hapi 1
E gjithë puna në lidhje me transferimin e dokumenteve në arkiv, përfshirë letrat e personelit, zakonisht ndahet në fazat e mëposhtme: - para së gjithash, është e nevojshme të kryhet formimi i dokumenteve në prodhimin aktual dhe pas përfundimit të tij;
- pas formimit të çështjeve, ato duhet të hartohen në përputhje me të gjitha rregullat e vendosura;
- pastaj të kryejë një ekzaminim të vlerës dhe të përgatitet për ruajtjen arkivore;
- të kryejë një inventar të të gjitha dokumenteve të transferuara në arkivin e organizatës;
- në fazën e fundit, transferoni dokumentet zyrtare në arkivin e organizatës.
Hapi 2
Së pari, duhet të kryeni formimin e saktë të dokumenteve që lidhen me personelin në komplekse të caktuara, domethënë në raste. Në dosje të veçanta, dokumente të tilla zyrtarë duhet të formohen si porosi për aspekte të ndryshme të aktiviteteve të punonjësve të kompanisë, për personelin, të cilët kanë afate të ndryshme kohore të caktuara për ruajtjen e tyre. Kjo fazë duhet të kryhet, sepse një pjesë e urdhrave që kanë të bëjnë me personelin u kushtohen ekskluzivisht çështjeve të vlefshme që ndikojnë në vendin e punës, si dhe shpërblimeve për punonjësit dhe lëvizjes në një pozicion pune. Ky lloj letre duhet të ruhet në arkivin e ndërmarrjes për të paktën shtatëdhjetë e pesë vjet. Në të njëjtën kohë, shumica e porosive që kanë të bëjnë me përbërjen e personelit, pasqyrojnë çështjet operacionale të punonjësve të kompanisë: porositë për udhëtime pune, në detyrë, pushime, etj. Dokumente të tilla duhet të ruhen për pesë vjet. Për lehtësinë e përdorimit të kërkimit dhe lehtësimin e punës në raste të ndryshme, duhet të formohen dokumente të një periudhe pesë-vjeçare dhe të një periudhe shtatëdhjetë e pesë-vjeçare.
Hapi 3
Necessaryshtë e nevojshme të formohen saktë llogaritë personale të punonjësve të ndërmarrjes dhe të gjithë punonjësve, të cilat kanë të bëjnë me të dhënat për pagat në mënyrë rigoroze sipas rendit alfabetik. Të gjitha letrat në dosjet personale duhet të rregullohen vetëm në mënyrë kronologjike, në përputhje me datën e marrjes së tyre. Isshtë gjithashtu e nevojshme që të gjitha letrat e vendosura në dosje të hartojnë një inventar arkivor, i cili përmban detaje të tilla si: - emri i letrës;
- numri serik i letrës së përfshirë në inventar;
- numrin e fletëve në dokument;
- data dhe numri i dokumentit (nëse është e nevojshme);
- një rekord përmbledhës të numrit të fletëve të letrës të përfshira në dosjen personale;
- shënim.
