Dosja personale e një punonjësi është informacioni që pasqyron të gjitha fazat e marrëdhënies midis punonjësit dhe organizatës. Formohet (mirëmbahet dhe zyrtarizohet) nga një organ i personelit ose një zyrtar i autorizuar posaçërisht. Shtë e nevojshme të hartohet një dosje personale në përputhje me rregullat aktuale të mbajtjes së të dhënave.
E nevojshme
- Dosja "Dosje personale";
- Dokumentet e punonjësit (ose kopjet e tyre);
- Stilolaps;
- Punues vrimash.
Udhëzimet
Hapi 1
Një dosje personale fillon pas publikimit të një urdhri për emërimin e një punonjësi në një pozicion.
Hapi 2
Dosja personale përfshin: një inventar të brendshëm të dokumenteve; pyetësori dhe fleta personale në regjistrat e personelit; përmbledhje;
kopjet e dokumenteve arsimore (dhe të gjitha certifikatat e kualifikimit); karta identiteti; certifikatat dhe dokumentet e tjera që konfirmojnë ndryshimet në të dhënat personale të punonjësit (kopje të certifikatës së martesës, TIN, certifikatës së sigurimit, certifikatave të lindjes së fëmijëve); marrëveshja e përgjegjësisë; kopje të të gjitha porosive për emërim, transferim, stimuj, udhëtime pune, pushime, etj; marrëveshje pune (kontratë); të dhënat e riartifikimit; karakteristikat.
Të gjitha këto dokumente (ose kopjet e tyre) duhet të paraqiten në një dosje.
Hapi 3
Në inventarin e brendshëm, është e nevojshme të renditen të gjitha dokumentet që janë depozituar në një dosje personale. Dokumentet paraqiten në rend kronologjik pasi bëhen të disponueshme. Në kolonën "Shënim" të inventarit të brendshëm, tregohet se dokumentet tërhiqen ose origjinalet zëvendësohen me kopje. Inventari i brendshëm nënshkruhet nga punonjësi që e përpiloi atë, duke treguar mbiemrin, emrin, patronimin dhe datën e përpilimit.
Hapi 4
Hyrjet që futen në një skedar personal shkruhen me një stilolaps ose stilolaps në të zezë, blu ose vjollcë, korrigjimet nuk lejohen.
Hapi 5
Fletët e dosjes personale të punonjësit dhe inventari i tij i brendshëm numërohen veçmas.
Hapi 6
Kur mbyllni një skedar personal, duhet të paraqisni një deklaratë dhe urdhër për të shkarkuar punonjësin.
Hapi 7
Ata mbajnë dosjet personale në kasafortën e një organizate ose ndërmarrjeje. Ato lëshohen për përdorim personal vetëm për një kategori të caktuar të punonjësve që kanë qasje në informacionin e personelit.
Hapi 8
Dosjet personale të punonjësve të larguar transferohen në ruajtjen arkivore për 75 vjet. Dosjet personale të menaxherëve të ndërmarrjes mbahen përgjithmonë.
