Përkundër bollëkut të kanaleve të komunikimit, e-mail mbetet më i besueshmi për kontaktet e biznesit. Disavantazhi i tij i dukshëm para kontaktit verbal është se marrësi thjesht mund ta injorojë letrën. Për të mos shkruar në boshllëk, është e rëndësishme të njihni rregullat e korrespondencës me email të biznesit.
Tema është koka
Efektiviteti i korrespondencës elektronike të biznesit varet kryesisht nga tema e duhur. Pasi të keni lëvizur nëpër listën e mesazheve të dërguara, marrësi ndoshta do të lërë një letër pa temë në fund të ditës së punës, duke u dhënë përparësi titujve më të rëndësishëm.
Lënda në formatin "nga Aleksandri", "për Vitali" dhe kryefaqjet e tjera abstrakte janë të përshtatshme vetëm nëse marrësi pret një letër dhe në një bisedë të fundit është informuar për dërgimin e menjëhershëm të informacionit të rëndësishëm. Për të gjitha rastet e tjera, tema të tilla janë për të ardhur keq. Ato nuk pasqyrojnë arsyen e ankesës, thelbin e letrës dhe rëndësinë.
Një fjali e mirëpërcaktuar me 2-4 fjalë konsiderohet si një temë e mirë. Për shembull: "Drafti i raportit për aprovim", "Oferta komerciale nga SHPK" Biznes-Tregti "," Për furnizimin me pllaka "," Pllaka. Propozimi për shqyrtim ".
Pavarësisht nga qëllimi i thirrjes, autori i letrës duhet të jetë i kujdesshëm për tërheqjen e vëmendjes. Pra, shënimet "Urgjente!", "Drejtori personalisht", "E rëndësishme!" duhet të tregohet në rreshtin e temës vetëm në rastet kur mesazhi me të vërtetë ka një shkallë ekstreme të rëndësisë, dhe jo vetëm për dërguesin, por edhe për marrësin. Nëse secila letër nga i njëjti person i kontaktit shoqërohet me shenja të pajustifikuara të vëmendjes, marrësi do të ndalojë t'u përgjigjet atyre dhe në raste ekstreme, do t'i dërgojë në listën e zezë ose do t'i ridrejtojë vartësve.
Apel
Emaili duhet të fillojë me një mesazh. Shtë e domosdoshme të përdorni emrin e plotë të marrësit dhe t'i shkruani ato pa gabime. Një adresë e vëmendshme që vuri re një gabim drejtshkrimor në emrin e tij, sigurisht që do të humbasë besimin te autori i thirrjes dhe interesin për të vazhduar dialogun.
Për të parandaluar që kjo të ndodhë, edhe me postë masive, nuk duhet të neglizhoni të korrigjoni me korrektësi tekstin e letrës motivuese përpara se ta dërgoni. Gabimet më shpesh mund të fshihen në mbaresat e rasteve kur adresohen, duke shkruar mbiemra kompleksë. Pavarësisht nga statusi i marrësit, është më e saktë të aplikohet me emër dhe patronim, nëse nuk dihen, atëherë lejohet të përdoren konstruksione tradicionale neutrale: "Mirëmëngjesi", "Përshëndetje". Nëse autori dhe marrësi i letrës jetojnë në zona të ndryshme kohore, lejohet ankesa e mëposhtme: "Mirëdita", "Ora e mirë".
Vlerësoni kohën tuaj dhe të të tjerëve
Emaili duhet të jetë i shkurtër, i qartë dhe pa detaje të bezdisshme ose të panevojshme. Kjo cilësi është veçanërisht e rëndësishme në rastet kur korrespondenca elektronike shërben si fillimi i bashkëpunimit të biznesit, dhe jo vazhdimi i saj.
Në paragrafin e parë të apelit, autori duhet të prezantohet nëse korrespondenca nuk ishte kryer më parë ose ishte ndërprerë për një kohë të gjatë më parë. Dizajni optimal për këtë është fraza tradicionale: “Ju shqetësoheni për Vasily Kuznetsov, një punonjës i Tregtisë së Biznesit. Unë do të doja të vazhdoja bisedën tonë në lidhje me shqyrtimin e propozimit për furnizimin e një kanali.
Më tej, vetë oferta duhet të paraqitet sa më shkurtimisht që të jetë e mundur dhe, si një burim i zgjeruar informacioni, një ofertë komerciale duhet t'i bashkangjitet letrës.
Të gjitha mendimet e plota në një fjali duhet të ndahen logjikisht në paragrafë, listat duhet të futen, theksimi i theksuar dhe nënvizimi duhet të përdoren në mënyrë të përshtatshme, gjë që përmirëson perceptimin e lexuesit të informacionit dhe zvogëlon kohën për tu zhytur në temë. Në mënyrë tipike, një email rrallë përmban më shumë se 3-5 paragrafë.
Ndërtimi përfundimtar
Reasonableshtë e arsyeshme t'i mbaroni postat elektronike me një lamtumirë biznesi në stilin: "Me urimet më të mira, …", "Sinqerisht për ju, …", etj. Por me fjalë të tilla lamtumire si "Gjithmonë e jotja, …", duhet të jeni sa më të kujdesshëm, pasi toni informal dhe konvergjenca e tepërt mund të jenë të paqarta për marrësin.
Nënshkrimi duhet të shoqërohet me detajet e kontaktit. Shtë e rëndësishme të tregoni numrat e telefonit, faksin, faqen zyrtare të organizatës që përfaqësohet, si dhe një adresë rezervë të postës elektronike, sepse marrësi e sheh adresën e kontaktit në vetë letrën.
Mendimet që shfaqen në procesin e përgatitjes së një dokumenti nuk duhet të zyrtarizohen në një passhkrim. Siç e dini, një shprehje e tillë e ideve të vonuara për të shkruar është e përshtatshme vetëm në korrespondencën personale. Dhe shtypja elektronike ju lejon të modifikoni përmbajtjen e tekstit të apelit në çdo kohë. Përdorni në një letër P. S. mund të perceptohet negativisht nga marrësi, i cili, jo pa arsye, mund të mendojë se i adresuari mori kohën për të përfshirë në mënyrë harmonike informacione shtesë në letër dhe vendosi të kufizohej në një passhkrim të shpejtë.
