Një dokument organizativ dhe administrativ quhet protokoll, i cili regjistron rrjedhën e diskutimit të çështjeve dhe vendimmarrjen në takime, takime, takime dhe konferenca të organeve kolegjiale.
E nevojshme
Minutat e mbledhjes
Udhëzimet
Hapi 1
Protokolli është përpiluar si në formularë të përgjithshëm, ashtu edhe në fletë standarde letre në formatin A4, dhe përmban detajet e listuara më poshtë:
- emrin e llojit të dokumentit dhe numrin e tij serik;
- Data;
- vendi i hartimit të protokollit;
- titulli i tekstit;
- teksti;
- nënshkrimet e kryetarit dhe sekretarit.
Hapi 2
Detajet e mëposhtme duhet të vendosen në kokën e protokollit:
- emri i plotë i organizatës;
- lloji i dokumentit (d.m.th. protokolli);
- data dhe numri;
- vendi i hartimit të protokollit;
- drejtpërdrejt vetë titullin në tekst. Emri i organizatës tregohet me formën organizative dhe ligjore dhe korrespondon me emrin e vendosur zyrtarisht (në rregulloren ose statutin e organizatës). Gjithashtu, forma ligjore është shkruar e plotë, dhe jo në formën e një shkurtese.
Hapi 3
Pjesa hyrëse duhet të rendisë të pranishmit në takim, dhe gjithashtu të tregojë se kush ka vepruar si kryetar dhe kush ka vepruar si sekretar. Nëse kjo është procesverbali i një takimi prodhimi, atëherë për të gjithë të pranishmit, duhet të tregohet emri i pozicionit. Pjesa hyrëse përfundon me një axhendë. Hyrja e mëposhtme është e lejueshme: Kishte… njerëz.
Hapi 4
Pjesa kryesore e protokollit duhet të strukturohet sipas skemës së mëposhtme: D LGJUAR - FOLURI - VENDOSI (VENDOSI) veçmas për secilën pikë të rendit të ditës dhe me një shkronjë të madhe - një shënim i shkurtër i përmbajtjes së raportit, mesazhit. Në seksionin SPEAKERS, skica është e njëjtë. Në seksionin VENDOSET është e nevojshme të përcaktohen vendimet e miratuara pikë për pikë Teksti i protokollit nënshkruhet nga sekretari dhe kryetari.
