Regjistrimi i dokumenteve është një proces i shprehur në fiksimin e kredencialeve për një dokument specifik kur dërgohet, merret, krijohet. Aktualisht, përdoren ditarë, kartë dhe forma të automatizuara të regjistrimit të dokumenteve.
Regjistrimi i brendshëm i dokumenteve është një pjesë integrale e aktiviteteve të çdo organi shtetëror ose komunal, institucioni, organizate tregtare ose sipërmarrës individual. Në praktikë, ky proces përfundon në rregullimin e informacionit bazë në lidhje me dokumentin në një format të veçantë që përdoret për regjistrimin e brendshëm.
Në këtë rast, jo vetëm dokumentet hyrëse dhe dalëse zakonisht i nënshtrohen regjistrimit të brendshëm, por edhe dokumente të krijuara në vetë organizatën (për shembull, kontratat me palët e tjera). Përgjegjësitë për regjistrimin e dokumenteve shpesh i caktohen një sekretari ose nëpunësi; në organizata të mëdha, departamente të tëra janë krijuar për të optimizuar këtë proces.
Cilat janë format e regjistrimit të brendshëm të dokumenteve?
Forma më e zakonshme e regjistrimit të brendshëm të dokumenteve është ende regjistrimi i ditarit. Në këtë rast, informacioni rreth dokumenteve futet në një ditar të veçantë, i ndarë në disa kolona. Sigurohuni që të futni të dhëna në datën e marrjes, dërgimit ose krijimit të dokumentit, numrin e tij të regjistrimit, emrin dhe përshkrimin e tij të shkurtër janë regjistruar.
Një formë alternative është regjistrimi i kartave të dokumenteve, në të cilat informacioni për secilin dokument futet në një kartë të veçantë, rregullat për plotësimin të cilat miratohen paraprakisht. Së fundmi, forma më progresive konsiderohet të jetë regjistrimi i automatizuar i dokumentit, i cili minimizon dokumentet.
Cila është forma më e përshtatshme për organizatën?
Forma ditare e regjistrimit të brendshëm të dokumenteve mund të përdoret në mënyrë efektive në organizata të vogla, ku një specialist është përgjegjës për zbatimin e procedurave përkatëse. Disavantazhi i kësaj forme është se nuk është e mundur që disa punonjës të punojnë njëkohësisht në regjistrimin e dokumenteve, kështu që nuk është i përshtatshëm për ndërmarrjet e mëdha. Përveç kësaj, në prani të disa revistave të regjistrimit të dokumenteve (për shembull, në departamente të ndryshme), shpesh lind konfuzion me të dhënat e tyre të regjistrimit.
Këto disavantazhe tejkalohen duke përdorur formularin e kartës së regjistrimit të brendshëm, i cili ju lejon të regjistroni me shpejtësi dhe me efikasitet informacion në lidhje me çdo numër të dokumenteve. Nëse qëllimi i ndërmarrjes është të minimizojë shkresat, atëherë rekomandohet të përdorni një formular të regjistrimit të brendshëm të automatizuar, i cili do të kërkojë softuer të specializuar.
