Dokumentet shoqëruese hartohen në mënyrë që të konfirmohet dërgimi i numrit të dokumenteve, mallrave dhe vlerave të tjera materiale të treguara në to. Gjithashtu, dokumentet shoqëruese në lidhje me transportin e mallrave mund të përmbajnë informacione të tjera.
Letër transmetuese
Dokumentet zyrtare të transmetuara shoqërohen pothuajse gjithmonë me një letër përcjellëse. Ai përmban detajet e dërguesit, të adresuarit, një përshkrim të dokumenteve dhe materialeve që do të dërgohen. Këshillohet gjithashtu të shënoni se nga sa fletë përbëhet dokumenti i dërguar. Letra përcjellëse hartohet si një dokument i veçantë në dy fletë, njëra prej të cilave mbetet me dërguesin. Në organizata, numri dhe data e daljes janë vulosur në letrat e motivimit. Këto masa janë të nevojshme për të siguruar që të gjitha dokumentet të merren në siguri të plotë nga marrësi. Alsoshtë gjithashtu, në një farë mase, sigurimi i dërguesit.
Dokumente shoqëruese për transportin e mallrave
Gjatë kryerjes së transportit, dokumentet e transportit shërbejnë si dokumente shoqëruese, si dhe një kontratë e shkruar e transportit. Ato paraqiten në formën e një fature hekurudhore për transportin hekurudhor, një fletëpalosje për transportin ajror, një fletëpalosje për transportin rrugor dhe një faturë për transportin detar.
Informacioni i nevojshëm në lidhje me ngarkesën (emri i saj, sasia, mënyra e përcaktimit të peshës, etj.), Dërguesi, marrësi, distanca e transportit dhe vlera e tij futen në faturë. Isshtë dokumenti kryesor i transportit dhe përcakton marrëdhëniet midis dërguesit, transportuesit dhe marrësit.
Ngarkesa është gjithashtu një siguri që konfirmon të drejtën e mbajtësit të saj për të disponuar ngarkesën e specifikuar në ngarkesë dhe për të marrë ngarkesën pas transportit të saj. Mbi bazën e dokumentit të transportit, transportuesi harton një ngarkesë, në të cilën dërguesi tregon emrin e dërguesit dhe marrësit, informacionin e nevojshëm në lidhje me ngarkesën e dërguar, sasinë e transportit (ngarkesën). Për pasaktësinë e informacionit dhe të gjitha pasojat që lidhen me të, dërguesi i ngarkesës është përgjegjës për transportuesin.
Fatura konfirmon pranimin e mallrave për transport dhe i shoqëron ato gjatë gjithë rrugës. Më tej, ai, së bashku me mallrat, transferohet nga transportuesi te marrësi.
Një ngarkesë në të gjitha llojet e transportit, përveç hekurudhës, përpilohet në tre ose më shumë kopje në mënyrë që secila palë të ketë një kopje të fletëngarkesës në rast mosmarrëveshjesh.
Dërguesi i ngarkesës duhet të sigurojë transportuesin, përveç ngarkesës, edhe të gjitha dokumentet që kërkohen për rregulla sanitare, doganore, karantine dhe rregulla të tjera.
