Puna në zyrë është një pjesë e rëndësishme e aktiviteteve të çdo ndërmarrjeje, e cila ju lejon të mbani shënime për të gjitha dokumentet administrative dhe të biznesit. Një punonjës ose një njësi e tërë, detyrat e të cilit përfshijnë punë në zyrë, ekzistojnë në çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e saj e pronësisë. Puna e zyrës e ofruar me kompetencë është një garanci e punës së koordinuar mirë e të gjithë ndërmarrjes dhe reagimit të saj të shpejtë ndaj ndryshimeve në biznes dhe kushteve të tregut.
Për çfarë shërben zyra?
Herët ose vonë, pas fillimit të aktiviteteve, çdo ndërmarrje përballet me nevojën për të organizuar punën me dokumente, të cilat janë mjeti themelor i menaxhimit, pasi që me ndihmën e tyre kryhet transferimi i udhëzimeve dhe komunikohen vendimet e menaxhimit te një interpretues specifik. Sistemi i punës së zyrës në ndërmarrje është krijuar për të siguruar standardizimin dhe uniformitetin e dokumentacionit, për të organizuar llogaritjen dhe ruajtjen e tij në mënyrë që të lehtësojë punën me dokumentet e biznesit. Funksionet e sistemit të punës në zyrë përfshijnë:
- organizimi kompetent i rrjedhës së punës, duke siguruar transferimin e shpejtë të dokumenteve përgjatë rrugës më të shkurtër me konsum minimal të kohës, duke ju lejuar të kontrolloni kalimin e çdo dokumenti dhe ekzekutimin e tij në kohën e duhur;
- një sistem i automatizuar për regjistrimin dhe llogaritjen e të gjithë dokumentacionit hyrës, dalës dhe të brendshëm;
- arkivimi i dokumenteve, i cili lejon që ato të sistemohen sipas kritereve zyrtare dhe t'i formojnë ato në raste;
- krijimin e një nomenklature të çështjeve - një sistem kodesh sipas listave të kryefjalëve të çështjeve, duke lehtësuar sistemimin e tyre dhe përcaktimin e periudhave të magazinimit të arkivave të përcaktuara nga rregulloret legjislative ose të industrisë.
Nëse zbatohen të gjitha këto funksione të punës me rrjedhën e dokumenteve në ndërmarrje, mund të themi se sistemi i punës në zyrë është i korrigjuar dhe funksionon siç kërkohet.
Aspektet organizative dhe ligjore
Çdo dokument që përmban detajet e ndërmarrjes konsiderohet si një letër biznesi dhe, për këtë arsye, përcaktohen pasojat ligjore për të, d.m.th. ky dokument tashmë mund të paraqitet në gjykatë kur zgjidhen konfliktet dhe kontradiktat që kanë lindur. Prandaj, kryerja e punës në zyrë duhet të kryhet në bazë të dokumenteve rregullatore - udhëzime të zhvilluara posaçërisht, të verifikuara nga shërbimi juridik dhe të aprovuara nga kreu i ndërmarrjes. Ky udhëzim nuk është vetëm një manual, por edhe një dokument që është i detyrueshëm për ekzekutim, kështu që të gjithë personat e interesuar duhet të njihen me të kundër nënshkrimit.
Format e dokumenteve, në përputhje me të cilat ndërmarrja kryen aktivitetet e saj, duhet të standardizohen. Përbërja e detajeve që duhet të tregohet në formularë përcaktohet në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistem i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentet ". I njëjti standard përcakton gjithashtu kërkesat për hartimin e biznesit dhe dokumentacionit administrativ.
