Korrespondenca e biznesit ka veçori që e dallojnë atë nga mesazhet private. Stili zyrtar i komunikimit, adresimi me emër dhe patronim, respektimi i rregullave të drejtshkrimit dhe pikësimit janë baza e një letre të saktë biznesi.
Udhëzimet
Hapi 1
Isshtë më mirë të filloni letrën me fjalët "Të dashur (s) …". Nëse keni nevojë të kontaktoni një person që është më i lartë në gradë, sigurohuni që ta bëni me emër dhe patronim. Komunikimi i lehtë në jetë, ju duhet të mbani një ton zyrtar në korrespondencën e biznesit. Nëse papritmas letrat shkojnë tek CEO, ai do të befasohet pakëndshëm kur sheh një urim si "Hej, vëlla".
Hapi 2
Kur i drejtoheni një personi, shkruani me një shkronjë të madhe: ju, ju, tuajat, ju, etj. Referencat e shumëfishta janë gjithmonë të vogla.
Hapi 3
Toni i letrës duhet të jetë serioz dhe diskret. Mos hyr thellë në një përshkrim të hollësishëm të rrjedhave të punës, shkruaj deri në pikë. Mos i hiqni kohë të çmuar bashkëbiseduesit duke ritreguar detajet që nuk i duhen.
Hapi 4
Përdorni gërma standarde dhe të zeza kur shkruani. Teksti me ngjyrë ylberi nuk është i lehtë për t’u lexuar. Nëse doni të theksoni ndonjë frazë, shkruani para saj "Unë tërheq vëmendjen tuaj se …".
Hapi 5
Mos përdorni emoticons. Ato janë të rëndësishme vetëm në korrespondencën miqësore. Për të, është më mirë të lini një ton humoristik dhe shprehje zhargon ("sapun" - e-mail, "programues" - një programues, etj.)
Hapi 6
Filloni letrën tuaj duke theksuar thelbin e problemit. Vetëm atëherë bëni të gjitha pyetjet tuaja.
Hapi 7
Mundohuni të vendosni në 1/3 fletë A4 me shkronjën e dymbëdhjetë. Shkronjat e mëdha janë të vështira për t’u lexuar. Ato shpesh nuk lexohen deri në fund, ose paragrafë të tërë anashkalohen. Nëse keni nevojë të shkruani për shumë, ndani informacionin në disa mesazhe.
Hapi 8
Përfundimi më i mirë për një letër biznesi "Përshëndetje, emri dhe mbiemri". Nëse komunikoni me email, sigurohuni që të shkruani një nënshkrim që do të shoqërojë të gjitha letrat. Duhet të ketë:
- mbiemri, emri, nëse është e nevojshme - patronim;
- pozicioni;
- Emri i Kompanise;
- adresën;
- telefon;
- informacion shtesë - parulla, dëshira, etj., nëse sigurohet nga stili i korporatës.
Hapi 9
Kontrolloni pikësimin dhe drejtshkrimin. Nëse nuk jeni i sigurt për presjet, ndërtoni fjalinë ndryshe ose ndajeni në dy. Isshtë më mirë të zëvendësosh një fjalë të dyshimtë me një sinonim.
