Një ndërmarrje e çdo forme të pronësisë ka rrjedhën e vet të punës në formën e një grupi letrash të llojeve të ndryshme, të sistemuara sipas një parimi të caktuar. Një memorandum kërkon vëmendje të veçantë gjatë hartimit.
Çfarë është një memo
Dokumenti i biznesit në formën e një memorandumi është nga natyra informuese dhe rekomanduese. I sigurohet eprorit të menjëhershëm ose kryesuesit të organizatës. Memorandumi mund të hartohet me udhëzimet e menaxhmentit dhe me iniciativën e punonjësit.
Dokumenti përbëhet nga fakte specifike në lidhje me një çështje specifike. Në shumicën e rasteve, memorandumi është mendimi subjektiv i punonjësit, i cili përcaktohet me shkrim. Ndonjëherë, në dritën e ngjarjeve që ndodhin në ndërmarrje, është jashtëzakonisht e rëndësishme që menaxheri të dijë mendimet e vartësve në mënyrë që të rregullojë veprimet e tyre të mëtejshme. Nga punonjësit kërkohet që të hartojnë një përgjigje të detajuar, të plotësuar me idetë dhe rekomandimet e tyre.
Sa i përket temës së raporteve, ajo mund të jetë e ndryshme: nga një sigurim i njëhershëm i informacionit te raportimi periodik. Ndryshe nga shënimet shpjeguese dhe të shërbimit, memorandumi mund të përdoret brenda ndërmarrjes ose të luajë rolin e një dokumenti raportimi për një autoritet më të lartë.
Arsyeja e hartimit të dokumentit
Një memo hartohet si rezultat i një procesi jashtë kontrollit, i cili mund të dëmtojë ndërmarrjen. Thenshtë atëherë që punonjësi mund të sjellë në mënyrë të ngjashme të gjithë informacionin në vëmendjen e eprorëve. Për shembull, mund të jetë mungesë e shumëfishtë e një personi përgjegjës ose mosrespektim i përmbushjes së synimeve të planifikuara, të cilat, natyrisht, mund të ndikojnë negativisht në performancën e të gjithë ndërmarrjes. Në përgjithësi, dokumenti synon të bëhet një sinjal për një ndryshim në politikën e brendshme, e cila aktualisht po zbatohet nga udhëheqja.
Si të përpiloni saktë një memo
Zakonisht një dokument përbëhet nga disa pjesë. Së pari, është e nevojshme të formulojmë qartë arsyen që ishte arsyeja për të shkruar shkresën. Ai përshkruan situatën specifike dhe rendit faktet. Atëherë rekomandohet mjaft qartë që të shprehni mendimin tuaj për atë që po ndodh. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të analizoni situatën nga të gjitha anët dhe të ofroni zgjidhjen tuaj për problemin.
I gjithë informacioni duhet të paraqitet në mënyrë të përmbledhur mjaftueshëm, ndërsa i përmbahet temës së asaj që ka ndodhur. Shtrembërimi i realitetit dhe shprehja e hamendësimeve që nuk mbështeten nga një bazë provash është e papranueshme.
Dokumenti vendoset në një fletë të formatit A4 me shënimin e detyrueshëm në këndin e sipërm të majtë të emrit të njësisë. Në krye të djathtë, duhet të vendosni informacione në lidhje me adresën e shënimit. Pak më poshtë, nga një vijë e kuqe, emri i dokumentit dhe numri i tij, si dhe vendi i përpilimit, janë shkruar me shkronja të mëdha.
Pastaj, informacioni përcaktohet në një formë mjaft të lirë, e cila mbështetet nga nënshkrimi i punonjësit që përgatiti dokumentin.
Para dërgimit të shkresës, rekomandohet të kontrolloni me kujdes realitetin e të gjitha rrethanave të mësipërme.
