Planifikimi dhe organizimi i orëve të punës është një përbërës i rëndësishëm i punës efektive në çdo pozicion. Në rastin e pozitës menaxheriale, rëndësia e planifikimit paraprak rritet edhe më shumë, prandaj është e nevojshme që me shumë kujdes të trajtohet kjo çështje.
Udhëzimet
Hapi 1
Menaxheri mund ta planifikojë kohën e tij vetë ose t'ia delegojë plotësisht ose pjesërisht këtë funksion sekretarit-ndihmës. Sidoqoftë, nuk mund të bëhet pa ndërveprim me sekretarin, pasi është ai që përgatit dhe organizon takime, materiale për takime dhe merr thirrje hyrëse. Për më tepër, sekretari zakonisht mban në kokë të gjitha planet e menaxherit të njohur për të dhe përpiqet t'i shpërndajë ato sipas orarit të punës, prandaj është shumë e rëndësishme të njoftohet menjëherë sekretari për ndryshimet në planet e tij.
Hapi 2
Por nuk duhet të mbështeteni vetëm tek sekretari, është e rëndësishme të mësoni se si ta alokoni kohën tuaj në një mënyrë të tillë që të keni kohë për të bërë gjithçka të planifikuar. Një mënyrë e mirë për ta bërë këtë është të analizoni çdo orë që ka kaluar dhe të zbuloni saktësisht se çfarë është bërë dhe sa kohë u desh. Alsoshtë gjithashtu e nevojshme të theksoni për veten tuaj detyrat kryesore globale si drejtues dhe t'i kushtoni pjesën më të madhe të kohës tuaj të punës zgjidhjes së tyre. Në çdo rast, detyrat më të rëndësishme duhet të zgjidhen në radhë të parë, pasi dihet që 80% e detyrave aktuale zgjidhen në 20% të para të ditës së punës, dhe pjesa tjetër e kohës shpenzohet vetëm për 20% të veprës.
Hapi 3
Mos lejoni që ngjarjet e rastit të kalojnë orarin tuaj. Isshtë më mirë të vendosni ca kohë paraprakisht në plane, kjo do t'ju lejojë të keni më shumë gjasa të keni kohë për të përfunduar detyrat kryesore. Kur planifikoni takime, ngjarje, takime, konferenca, vazhdoni nga koha reale që do të kërkojnë, duke marrë parasysh përgatitjen, njohjen paraprake me materialet, diskutimet dhe pyetjet spontane. Mundohuni të shpërndani ngjarje të tilla me kohë në mënyrë që fillimi i takimit të ardhshëm të mos pushojë përkundër fundit të një të mëparshmi, pasi që në këtë rast shpesh do të detyroheni të vonoheni ose të thërrmoni finalen.
Hapi 4
Detyrat e sekretarit shpesh përfshijnë planifikimin paraprak për ditën dhe javën, duke marrë parasysh thirrjet, ofertat, ftesat e marra. Advisshtë e këshillueshme që në fund të ditës së punës të diskutoni me sekretarin idenë e tij për orarin tuaj, duke bërë rregullime në të. Evenshtë edhe më mirë ta bëni këtë pasdite, në mënyrë që sekretari të ketë mundësinë të bëjë ndryshime, të bëjë thirrje me një propozim për të shtyrë këtë apo atë ngjarje. Kontakti i vazhdueshëm me sekretarin duhet të bëhet një zakon, sepse orari i tij varet drejtpërdrejt nga i juaji, dhe shumë ngjarje kërkojnë përgatitje paraprake nga ana e tij.
Hapi 5
Analizoni ditët e kaluara të punës në aspektin e ndarjes në mënyrë efikase të kohës tuaj. Ndoshta do të shihni zgjidhje që do t'ju lejojnë të bëni më shumë, për shembull, të mbani disa takime në të njëjtën zonë ose të kombinoni disa ngjarje. Bëni shënime të ngjarjeve të kaluara dhe të planifikuara në ditarin tuaj.
