Kur zgjidhin ndonjë çështje zyrtare, qytetarët duhet të shkruajnë aplikime, ankesa dhe letra autoriteteve të ndryshme. Kontaktimi i organizatave ligjore ose individëve duhet të drejtohet në adresën e vendndodhjes së tyre zyrtare. Ndonjëherë aplikimi i paraqitur konsiderohet nga organizata për një kohë të paarsyeshme të gjatë, ose madje rezulton se ata nuk kanë fare kërkesë. Në këtë situatë, një person shpesh ka nevojë të provojë se deklarata ishte. Dhe nëse nuk kujdeseni për provat paraprakisht, do të jetë e pamundur ta bëni këtë. Duhen marrë disa masa paraprake për të shmangur këtë zhvillim.
Udhëzimet
Hapi 1
Kur shkruani një kërkesë në organizatë, shënoni emrin dhe adresën e plotë në "kryefjalë". Nëse kompania ka adresa të shumta, e gjithë korrespondenca duhet të drejtohet në adresën fizike të organizatës.
Hapi 2
Bëni një deklaratë në dy kopje, njëra prej të cilave është për ju. Data dhe nënshkruajeni atë. Dërgojeni aplikacionin në zyrën e pranimit të organizatës së marrësit. Jepja sekretarit të organizatës ose zyrës. Sigurohuni që të kërkoni që të caktoni një numër dokumentacioni në hyrje të aplikacionit. Punonjësi pritës duhet gjithashtu të vendos një shenjë pranimi, datën aktuale dhe nënshkrimin e tij në kopjen tuaj të aplikimit.
Hapi 3
Nëse organizata refuzon të miratojë kopjen tuaj të aplikimit për ndonjë arsye, nuk ka kuptim të largohet nga aplikimi i tyre. Meqenëse, nëse ata refuzojnë, ju nuk do të jeni në gjendje të provoni se ata e morën kërkesën tuaj.
Hapi 4
Dërgoni kërkesën tuaj në adresën e organizatës me postë postare me vërtetimin e marrjes. Për ta bërë këtë, plotësoni një formë të veçantë në postë, ku, përveç informacionit të detyrueshëm, tregoni një përshkrim të shkurtër të letrës. Shkruani thelbin e pohimit tuaj në dy ose tre fjali. Kështu, organizata është e garantuar të marrë kërkesën tuaj dhe konfirmimi i kësaj do të jetë marrja në dorëzim e letrës me një përshkrim të shkurtër.
Hapi 5
Të keni në duar një kopje të dytë të nënshkruar të deklaratës me datën e pranimit ose njoftimit të marrjes së letrës me një datë të caktuar do të jetë provë e pakundërshtueshme se deklarata është shkruar nga ju.
