Një ekstrakt nga protokolli është një atribut i domosdoshëm i rrjedhës së punës së çdo organizate. Duke pasur një forcë ligjore të ngjashme me dokumentin origjinal, ekstrakti duhet të përmbajë të gjitha detajet e nevojshme. Gjatë përgatitjes së dokumenteve përkatëse, vëmendja duhet t'i kushtohet detajeve.
Si rregull, kërkesat për ekzekutimin e ekstrakteve nga procesverbalet përcaktohen në secilën ndërmarrje në përputhje me rregullat e brendshme të qarkullimit të biznesit. Sidoqoftë, ekzistojnë norma të pranuara përgjithësisht se si duhet të hartohet ky dokument.
Një ekstrakt nga procesverbali është një kopje e saktë e tekstit të dokumentit origjinal për një çështje specifike. Kështu, një ekstrakt nga procesverbali i mbledhjes duhet të përmbajë emrin e organit drejtues, mbledhja e të cilit është regjistruar. Si rregull, ky informacion tregohet në titullin e dokumentit. Këtu lloji i dokumentit "Protokolli" ndryshohet në "Ekstrakt nga Protokolli". Në disa raste, mbishkrimi "Deklaratë" jepet në këndin e sipërm të djathtë të dokumentit.
Për më tepër, për të ruajtur forcën ligjore të origjinalit, ekstrakti nga protokolli duhet të përmbajë informacione:
- data, vendi dhe koha e takimit;
- informacion mbi praninë e kuorumit për marrjen e vendimeve;
- informacion në lidhje me personin që kryen funksionet e kryesuesit;
- informacion në lidhje me personin që kryen funksionet e sekretarit.
Axhenda e takimit reduktohet në një çështje specifike për të cilën po përgatitet një ekstrakt. Po kështu, të gjitha fragmentet që lidhen me diskutimin e çështjeve të palëve të treta përjashtohen nga dokumenti.
Shqyrtimi i çështjes në rendin e ditës, mbi të cilin po përgatitet ekstrakti, jepet saktësisht me numrin rendor, formulimin, rrjedhën e diskutimit dhe vendimet e marra.
Në fund, ekstrakti nënshkruhet nga zyrtari kryesues dhe vërtetohet nga vula. Kjo pasohet nga kërkesa që konfirmon vërtetësinë e saj "Deklarata është e saktë" ("E saktë") dhe vendoset nënshkrimi i sekretarit me një deshifrim.
Ekstrakt origjinal nga procesverbali është i numëruar, i qepur dhe i vërtetuar nga vula dhe nënshkrimi i një personi të autorizuar.
