Ekstrakti përmban informacionin e saktë të specifikuar në dokumentin kryesor. Në praktikë, hartohet në rast se kopjimi është i pamundur, për shembull, kur punoni me dokumente konfidenciale. Kur përpiloni një deklaratë, duhet t'i përmbaheni kërkesave të veçanta.
Udhëzimet
Hapi 1
Nuk ka një formë të unifikuar për një ekstrakt nga dokumenti, prandaj, gjatë hartimit të tij, sigurohuni që të ndiqni rregulloret dhe dokumentet e brendshme të organizatës. Në dokumentin kryesor, zgjidhni ato fragmente të tekstit që dëshironi të shihni në deklaratë. Nëse dëshironi ta ribëni atë në tërësinë e saj, nuk keni nevojë të zgjidhni asgjë. Në një fletë letre të zbrazët në qendër të sipërme të dokumentit, shkruani emrin e organizatës plotësisht. Më poshtë, shënoni emrin e dokumentit, për shembull, "Ekstrakt nga Urdhri Nr. 12 datë 01.02.2012".
Hapi 2
Rishkruaj formulimin e saktë të dokumentit të kopjuar. Për shembull, nëse ky është një urdhër, duhet të rishkruani deklaratën e fragmentit, duke mos harruar fjalën "Unë porosis". Nëse jeni duke hartuar një ekstrakt nga protokolli, shkruani në fjalën "Vendosur" ose "Vendosur". Nëse po kopjoni vetëm disa paragrafë, sigurohuni që të mbani numërimin e tyre (edhe nëse shfaqen numra të vazhdueshëm). Mos harroni se duhet të riprodhoni plotësisht tekstin origjinal, pa shtuar asnjë fjalë, frazë, apo edhe duke ndryshuar përfundimin, domethënë, duhet të citoni dokumentin.
Hapi 3
Teksti kryesor duhet të pasohet nga nënshkrimi i personit që më parë ka nënshkruar dokumentin kryesor. Nëse përpiloni një ekstrakt nga protokolli, atëherë ai duhet të nënshkruhet nga të gjithë punonjësit, nënshkrimi i të cilëve është në dokumentin origjinal. Poshtë, vërtetoni të gjitha informacionet me nënshkrimin tuaj, tregoni mbiemrin, inicialet dhe pozicionin tuaj. Mos harroni të vendosni vulën e organizatës. Nëse dokumenti kërkohet për përdorim të brendshëm, do të jetë e mjaftueshme të vendosni një vulë për regjistrimin e dokumenteve.
Hapi 4
Sigurohuni që të vërtetoni dokumentin me sekretarin ose personin tjetër të autorizuar, ai duhet të shkruajë "Korrekt", të tregojë inicialet e tij dhe të nënshkruajë. Pa këtë formulim, dokumenti do të jetë i pavlefshëm.
