Etiketimet janë një koncept i shumanshëm, ka rregulla të sjelljes në shoqëri, në tryezë ose në vende publike. Ekziston edhe një gjë e tillë si etiketa e biznesit, në veçanti, etiketimi i shkrimit të biznesit. Reputacioni i ndërmarrjes kryesisht varet nga mënyra se si kryhet korrespondenca me klientët, punonjësit dhe partnerët.
Rregullat e përgjithshme të korrespondencës së biznesit
Fjalimi me shkrim është shumë i ndryshëm nga goja, sidomos korrespondenca e biznesit. Realitetet moderne janë të tilla që shkrimi gjithnjë e më shumë nënkuptohet një mesazh e-mail, sesa një mesazh në letër.
Kur bëhet fjalë për negociata biznesi me partnerë, për çdo mesazh që lidhet me momentet e biznesit, e-mail është opsioni më i mirë për transferimin e informacionit. Sidoqoftë, shkrimi i ftesës, faleminderit ose letrave uruese bëhet në letër.
Konsiderohet si praktikë e mirë të përdorni letër cilësore, dhe mundësisht letra me letër me logon e organizatës. Isshtë më mirë të dorëzoni letra ose ftesa të rëndësishme në ngjarje të veçanta përmes korrierit ose postës së regjistruar. Mesazhi në letër të bukur me cilësi të lartë duket i fortë dhe ngre vlerësimin e ndërmarrjes.
Në korrespondencën e biznesit, korrektësia, shkrim-leximi dhe saktësia e mesazhit janë të rëndësishme. Emocionaliteti i tepërt, familjariteti, vërejtjet fyese, si dhe gjatësia dhe paqartësia e prezantimit nuk lejohen.
Shtë e rëndësishme të strukturohet teksti, të vendosni saktë thekse dhe shenjat e pikësimit në mënyrë që marrësi të jetë shumë i qartë për saktësisht se për çfarë shkronje bëhet fjalë.
Sa i përket stilit të komunikimit, është më mirë të shmangni frazat me lule, fjalitë komplekse në shumë nivele dhe fjalët e panevojshme. Bollëku i klisheve profesionale në korrespondencën e biznesit është i lejueshëm.
Për qartësi, mund të shtoni grafikë, diagrame ose tabela në tekst.
Unshtë e papranueshme të përdorni emoticons dhe fotografi në korrespondencën e biznesit. Sigurohuni që të kontrolloni tekstin për gabime dhe gabime shtypi përpara se ta dërgoni.
Rregullat e hartimit të letrave të biznesit
Një letër biznesi e shkruar duhet të ketë një strukturë të qartë. Nuk ka një standard të vetëm, por ka rregulla të përgjithshme të dizajnit.
Një letër biznesi përbëhet nga një titull, përshëndetje, përmbajtje (bazë), lamtumirë, nënshkrim dhe detaje të organizatës dërguese.
"Titulli" i letrës zakonisht përmban emrin e organizatës, logon, adresën dhe kontaktet për komunikim (telefon, postë elektronike, faks).
Gjithashtu, lloji i veprimtarisë së ndërmarrjes dhe emrat e menaxherëve mund të shkruhen në kokë.
Kapaku shtypet më shpesh në qendër të fletës, ndonjëherë lejohet të vendoset në këndin e sipërm.
Një kompani me reputacion duhet të ketë titullin e saj. Gjithashtu, postat elektronike duhet të kenë forma, kjo i jep organizatës qëndrueshmëri.
Në pjesën e mirëseardhjes, mund të shkruani "Mirëmëngjesi" ose "Përshëndetje" nëse mesazhi nuk është i një karakteri strikt ndërpersonal. Në një letër të qartë biznesi, njoftimi ose dokumentacioni tjetër të biznesit, do të jetë më e përshtatshme që menjëherë t'i drejtoheni adresuesit me emër dhe patronim.
Gjëja më e rëndësishme në korrespondencën e biznesit është përmbajtja kryesore e letrës - baza.
Kjo pjesë ka ngarkesën më të lartë të informacionit, pikërisht në të zbulohet qëllimi i ankimit.
Mund të ketë disa arsye për të kontaktuar, përkatësisht, prezantimi i secilit aspekt duhet të fillojë me një paragraf të veçantë. Strukturimi i trupit kryesor të letrës është i nevojshëm për të diferencuar temat dhe për të kuptuar më mirë informacionin.
Shembuj të paragrafëve përfshijnë frazat e mëposhtme: "ne ju kërkojmë", "informoni", "ofertë për shqyrtim" dhe të tjera.
Vlen të kujtohet se ekziston edhe një strukturë brenda aspekteve.
Dërguesi i një letre biznesi duhet të justifikojë rëndësinë e kërkesës, të zbulojë përmbajtjen e saj kryesore dhe të përshkruajë rezultatin e pritur në rast të një përgjigje pozitive.
Formulat e fjalimit të drejtpërdrejtë përdoren rrallë në letrat e biznesit. Qëllimi kryesor i frazës përfundimtare është të shprehë respekt për adresën dhe nderimin e zakonshëm për mirësjelljen. Shembuj të frazave mbyllëse: "urimet më të mira", "përshëndetjet më të mira", "faleminderit paraprakisht për përgjigjen tuaj" dhe të tjerët.
Një nënshkrim personal duhet të jetë në fund të letrës. Zakonisht tregohen mbiemri, inicialet dhe pozicioni i dërguesit, si dhe numrat e telefonit të kontaktit.
Kompanitë e mëdha përdorin nënshkrime elektronike. Kjo është një skedar i veçantë me një nënshkrim teksti që vendoset automatikisht në fund të çdo shkronje. Një nënshkrim elektronik nuk duhet të kalojë pesë deri në gjashtë rreshta dhe të kalojë shtatëdhjetë karaktere.
Kjo strukturë dizajni zbatohet gjithashtu për letrat promovuese, letrat motivuese dhe letrat falënderuese, si dhe njoftimet, deklaratat, pretendimet dhe paralajmërimet.
Kur dërgoni një sasi të madhe informacioni, në pjesën e letrës shkruhet një mbështetje e shkurtër dhe paketa kryesore përpilohet si një shtojcë e veçantë. Nëse shtojca "peshon" shumë, duhet ta paralajmëroni marrësin në lidhje me këtë në letrën përcjellëse në paskriptin.
Përgjigju një letre biznesi
Sipas rregullave të mirësjelljes së biznesit, një përgjigje ndaj një letre nuk duhet të vonohet për më shumë se dy deri në tre ditë. Nëse kërkohet një periudhë më e gjatë kohore për një përgjigje për shkak të një numri arsyesh objektive, njoftoni dërguesin për këtë, kjo konsiderohet formë e mirë dhe i shton besueshmëri kompanisë.
Mos harroni gjënë kryesore - duhet t'u përgjigjeni të gjitha postave elektronike të biznesit, përveç spam-eve të dukshme.
Kur u përgjigjeni letrave të biznesit, shpesh përdoren formula standarde të të folurit:
- "Me keqardhje ju informojmë …";
- "Faleminderit per …";
- "Ju ftojmë me kënaqësi …";
- "Ju kujtojmë …";
- "Në përputhje me kërkesën tuaj, ne informojmë …" dhe të tjerët.
Për lehtësi, mund të krijoni një skedar të veçantë me modele të ngjashme të të folurit. Duke iu kthyer boshllëqeve, ju do të lehtësoni dhe shpejtoni shumë shkrimin e letrave të biznesit.
Nëse letra është e rëndësishme dhe duhet të dini me siguri se i është dorëzuar marrësit, porositni dorëzimin me ndërlidhës ose lëshoni një letër të regjistruar (postë ruse). Emaili ka një tipar "Njoftimi i Marrë" që automatikisht ju dërgon një konfirmim se mesazhi juaj është parë.
Nëse nuk ka përgjigje për letrën, sipas rregullave të mirësjelljes, mund të bëni një telefonatë shtesë për të sqaruar situatën me korrespondencën.
Llojet e korrespondencës së biznesit
Fillimisht, ekzistojnë dy lloje të korrespondencës së biznesit: të brendshme dhe të jashtme. Korrespondenca e jashtme është korrespodencë e dërguar tek një marrës i palës së tretë, ndërsa korrespondenca e brendshme përdoret brenda kufijve të një firme.
Letrat e biznesit, sipas qëllimit të tyre të synuar, ndahen në: aplikacione, gazeta, reklama, kërkime, rekomandime, propozime, përkujtesa, pretendime, ftesa dhe të tjera.
Letra - një mesazh përmban informacionin që i duhet adresuarit për të kryer ndonjë detyrë brenda kornizës së një kauze të përbashkët. Një informacion i tillë është i rëndësishëm dhe i rëndësishëm si për marrësin ashtu edhe për dërguesin.
Aplikimi - një lloj korrespondence biznesi që përfshin dërgimin e një kërkese me qëllim të marrjes së informacionit ose shërbimeve. Për shembull, një kërkesë për pjesëmarrje në një ngjarje.
Kërkesa - një kërkesë me shkrim për të marrë informacion me interes. Kërkesa mund të jetë formale dhe e detyrueshme.
Një letër oferte zakonisht ofron bashkëpunim ose shërbime specifike dhe propozime tregtare. Në mënyrë tipike, letra të tilla dërgohen në disa adresa në të njëjtën kohë; mund të përdoret posta masive.
Ftesë - një letër individuale e ftesës për një takim ose një ngjarje gala. Në hartimin e një korrespondence të tillë, lejohet përdorimi i formave speciale të festave ose kartolinave. Gjëja kryesore është të përcaktohet qartë emri i ngjarjes, adresa, koha dhe vendi i takimit.
Një letër rikujtuese është një mesazh në lidhje me përmbushjen e çdo detyrimi: shlyerja e borxhit, sigurimi i një raporti, një kujtesë e një takimi dhe të tjerët.
Nëse njëra nga palët nuk i ka përmbushur kushtet e kontratës ose ka shkelur marrëveshjen, pala e dëmtuar mund të dërgojë një kërkesë. Një tipar dallues i letrës - pretendimet - është prania e një përshkrimi të hollësishëm të kushteve të shkelura, informacioni për vlerësimin e dëmit, pretendimet për kompensimin e humbjeve ose eliminimin e shkeljes së identifikuar. Shpesh kjo korrespondencë plotësohet me kopje të dokumenteve, fotografive dhe certifikatave të pranimit.
Në letrat e rekomandimit, vlerësohet një palë e tretë ose kompani dhe jepen karakteristikat e tyre. Mesazhe të tilla janë më së shpeshti të zakonshme kur aplikoni për një pozicion të ri.
Karakteristikat e postës elektronike të biznesit
Në ditët e sotme, një përqindje e madhe e letrave të biznesit dërgohen me e-mail, kështu që rregullat e mirësjelljes së biznesit gjithashtu formulojnë kërkesa për kryerjen e komunikimit elektronik të biznesit.
Lexoni me kujdes adresën e dërguesit. Ju duhet të lajmëroheni nga mesazhet me adresa të ngjashme të kutisë postare: "cupercat" ose "mini-bikini". Përveç spam-it të rregullt, mesazhet nga adresa të tilla mund të përmbajnë viruse.
Gjithmonë mbani linjën tuaj të subjektit të shkurtër dhe në thelb.
Etiketimet lejojnë citimin e mesazhit origjinal në mënyrë që marrësi të mund të kuptojë menjëherë se çfarë është në lojë.
Theshtë e lejuar të bashkëngjitni materiale shtesë në shtojcë.
Njohja dhe zbatimi i rregullave të mirësjelljes në fushën e komunikimit të biznesit e ndihmon dërguesin të fitojë një reputacion të mirë dhe të tërheqë partnerë të rinj.
