Në një orar të ngjeshur pune, mund të jetë e vështirë të gjesh kohë jo vetëm për drekë, por edhe për një pushim pesë minutësh. Puna në një gjendje emergjence nuk çon vetëm në lodhje fizike. Krijohet siklet psikologjike, e cila mund të shkaktojë depresion. Kjo është arsyeja pse është e nevojshme të organizohet me kompetencë ditën e punës në mënyrë që të arrihet të kryhet detyra pa hiper-përpjekje.
Matrica e menaxhimit të kohës - Si ta ndërtojmë atë
Mjeti më i popullarizuar për optimizimin e kohës së punës është Matrica Eisenhower. Kjo është gjëja e parë që mësohet të kompensohet në trajnimet për menaxhimin e kohës. Në një tabelë të thjeshtë me katër qeliza, shkruhen detyrat, të ndara sipas përparësisë. Në sheshin e sipërm të majtë - urgjent dhe i rëndësishëm. Kjo përfshin zgjidhjen e momenteve të punës akute të krizës, detyrat urgjente, projektet afatet e të cilave po afrohen. Në të djathtën e sipërme - çështje të rëndësishme, por jo aq urgjente. Ky është planifikimi i projekteve të reja, vlerësimi i efektivitetit të atyre të përfunduar, detyrat aktuale të përditshme, identifikimi i fushave të reja të veprimtarisë. Qeliza e poshtme e majtë - detyra që janë më pak të rëndësishme, por urgjente. Kjo përfshin biseda telefonike, disa takime, shqyrtimin e materialeve urgjente, aktivitetet sociale. Dhe qeliza e fundit, poshtë djathtë - nuk ka rëndësi të rëndësishme dhe jo urgjente. Kjo është punë rutinë, disa thirrje, argëtim.
Dita më e efektshme e punës konsiderohet ajo në të cilën sheshi i sipërm i djathtë është i mbushur maksimalisht - me çështje që janë të rëndësishme, por jo urgjente. Kjo do të thotë se ka kohë për të përfunduar të gjitha detyrat e caktuara, gjithçka po shkon sipas planit, nuk parashikohet asnjë emergjencë. Nëse sheshi i sipërm i majtë është i plotë, kjo do të thotë që shumë detyra janë shtyrë "për më vonë", dhe tani ju duhet të pastroni grumbullin e grumbulluar të çështjeve urgjente dhe shumë të rëndësishme. Në të njëjtën kohë, po grumbullohen gjëra që janë të rëndësishme, por jo urgjente, të cilat gjithashtu duhet të bëhen, por nuk ka kohë për këtë. Dhe pas përfundimit të urgjencës, formohet e ardhmja për faktin se rastet e mëparshme jo urgjente kanë afruar kohë më parë afatet për zbatimin e tyre.
Për të parandaluar një zhvillim të tillë të ngjarjeve, është e nevojshme të përpilohet matrica Eisenhower rregullisht, dhe jo vetëm në një ditë pune. Menaxherët më efektivë e bëjnë këtë disa herë. Në fund të muajit - tjetri, shpërndarja e detyrave kryesore në qeliza. Në fund të javës - tjetra, duke shpërndarë punën aktuale në sheshe dhe duke bërë rregullime. Dhe para përfundimit të ditës së punës - tjetra, duke hartuar një plan të çështjeve parësore. Një shpërndarje e tillë e përgjegjësive do të zgjasë nga pesë deri në dhjetë minuta dhe do t'ju lejojë të mos grumbulloni trurin mbi ato gjëra për të bërë së pari dhe cilat - më vonë.
Përtypje e vazhdueshme - çfarë të bëjmë?
Nëse gjërat grumbullohen dhe grumbullohen, dhe tetë orë punëtor nuk janë të mjaftueshme për të kryer të gjitha detyrat, ia vlen të merret parasysh delegimi i autoritetit. Ndoshta janë vendosur shumë detyra që nuk mund të merren nga një punonjës. Kjo situatë ia vlen të sqarohet nga menaxhmenti. Për ta bërë këtë, duhet të bësh një listë të gjërave me nën-artikuj - çfarë duhet të bësh në mënyrë që të përfundosh detyrën. Më mirë akoma, caktoni kohën e kaluar. Kjo do t'i tregojë qartë shefit se është joreale të përballosh të gjithë vëllimin e punës për një person. Në këtë rast, një pjesë e detyrave mund të hiqet nga menaxheri dhe t'i transferohet një punonjësi tjetër.
