Në mënyrë që shkrimi i një mesazhi drejtorit të përgjithshëm të organizatës të mos bëhet torturë për punonjësin, mjafton të përdoren në praktikë rregullat për të shkruar një letër biznesi, domethënë të ndash të gjithë mesazhin në disa pjesë dhe rregulloni saktë ato.
Udhëzimet
Hapi 1
Filloni letrën tuaj duke treguar se kujt po i shkruani. Formatoni mesazhin siç është zakon në korrespondencën e biznesit. Në anën e sipërme të djathtë të dokumentit, shkruani në tre rreshta titullin, emrin e kompanisë dhe mbiemrin e menaxherit, për shembull:
Drejtorit të Përgjithshëm
LLC "IntersvyazKom"
Ivanov I. I.
Hapi 2
Tregoni kush është adresa e letrës. Bëni këtë pasi futeni në prerje nga pjesa e mëparshme e mesazhit edhe në anën e djathtë. Ju duhet të shënoni pozicionin dhe mbiemrin tuaj me inicialet, për shembull:
Nga shefi i departamentit të shitjeve
Yesenina E. E.
Hapi 3
Nisni disa rreshta nga seksioni i mëparshëm, drejtoni kursorin në mes të faqes, tregoni natyrën e mesazhit. Ju mund të shkruani "Memo", "Letër informacioni" ose "Shënim shpjegues", gjithçka varet nga arsyeja që po kontaktoni me drejtuesin e organizatës. Nuk ka nevojë të vendosni një periudhë pas titullit. Nëse letra ka të bëjë me ndonjë kërkesë, ju thjesht mund të kontaktoni drejtorin me emër dhe patronim në një mënyrë të respektueshme.
Hapi 4
Filloni letrën me fjalë që shpjegojnë arsyen e shkrimit të saj, për shembull, "gjatë negociatave tona", "në përputhje me kërkesën tuaj" ose "bazuar në sugjerimet tuaja".
Hapi 5
Nëse letra juaj ka të bëjë me një kërkesë për të blerë pajisje, për të përmirësuar një punonjës ose për të dhënë një mundësi për të bërë një udhëtim pune, është më mirë ta filloni letrën me frazën "Ju lutemi merrni parasysh mundësinë …".
Hapi 6
Përmendni situatën, bëni shpjegime, përpiloni tabela ose grafikë, nëse e kërkon natyra e letrës. Rreshtimi i trupit të dokumentit duhet të vendoset në gjerësinë e faqes. Çdo rresht duhet të fillojë me një prerje.
Hapi 7
Nënshkruani letrën, sigurohuni që të përdorni standardin "me respekt" përpara se të tregoni mbiemrin, pasi të duhet të vendosni një presje.
Hapi 8
Mos harroni të përfshini datën e shkrimit të letrës dhe të nënshkruani dokumentin e shtypur.
Hapi 9
Nëse organizata juaj ka një komunikim të brendshëm me email, filloni letrën tuaj me një mesazh dhe siguroni të gjitha informacionet në një formë falas.
