Nuk ka një formë të pranuar përgjithësisht për dokumente të tilla si të tilla, por është e dëshirueshme që të përputhen me kërkesat e përgjithshme që dalin nga vetë logjika e komunikimit të biznesit. Pra, nga rreshtat e parë të çdo mesazhi duhet të jetë e qartë se kujt i drejtohet, nga kush, për çfarë çështje dhe si të kontaktohet me autorin. E gjithë kjo do të thjeshtojë përpunimin e dokumentit dhe transferimin e pronësisë. Kjo do të thotë se do të rrisë shanset për një përgjigje pozitive.
E nevojshme
- - një kompjuter;
- - redaktues teksti;
- - printer ose email.
Udhëzimet
Hapi 1
Rreshti i parë i letrës duhet të përmbajë të paktën emrin e organizatës. Idealisht, ky duhet të jetë një person specifik me emër dhe titull, por, në parim, jo i domosdoshëm. Në çdo organizatë, ata do të kuptojnë kompetencën e së cilës është çështja për të cilën po aplikoni dhe do t'ia kalojnë kujt t'i supozohet.
Edhe nëse po i drejtoni një mesazh personit të parë, nuk është fakt që dikush do ta lexojë atë vetë. Më shumë gjasa, ai do të nënshkruajë për vartësit.
Hapi 2
Tregoni kush jeni. Nëse jeni duke aplikuar në emër të një organizate, është më mirë të përdorni letër me kokë dhe të shënoni pozicionin tuaj dhe emrin e plotë në nënshkrimin tuaj. Në rastin kur veproni si një person privat, mbiemri, emri dhe patronimia do të jenë të mjaftueshme. Për një kontakt më urgjent, mund të specifikoni numrin tuaj të telefonit, adresën e postës elektronike dhe metodat e tjera të komunikimit.
Hapi 3
Në titullin e pjesës thelbësore të letrës suaj, specifikoni se çfarë lloji i përket: një kërkesë informacioni (nëse kërkoni përgjigje për pyetje të caktuara), një ankesë, një pretendim ose një letër ankese (e zbatueshme nëse është shkelje e të drejtat tuaja nga përfaqësuesit e organizatës, në veçanti nga konsumatori), oferta (përfshirë ofertën komerciale). Opsioni "apelim" është gjithashtu i mundur.
Në rreshtin më poshtë, këshillohet të tregoni temën e letrës, duke formuluar shkurtimisht thelbin e saj: çfarë doni të pyesni, veprimet e kujt, punonjësit e cilës njësi organizative i konsideroni të paligjshme, etj.
Kur dërgoni një letër me postë elektronike, mos e neglizhoni fushën "Subjekti" edhe për këtë qëllim. Mbi të gjitha, kjo varet nga përmbajtja e saj nëse letra lexohet apo vritet.
Hapi 4
Tregojini adresuesit se çfarë ju shtyu saktësisht të kontaktoni me të. Nëse ky është një incident, tregoni të gjitha rrethanat e tij: çfarë lloj veprimesh të ndërmarra kundër jush i konsideroni të paligjshme, cilat dispozita të ligjit, për mendimin tuaj, kundërshtojnë.
Nëse ofroni diçka, formuloni thelbin e propozimit, përqendrohuni në përfitimet që marrësi mund të marrë nga pranimi i tij, pikat tuaja të forta që kanë rëndësi për këtë.
Nëse kërkoni sqarime nga një organizatë shtetërore, mjafton t'i referoheni Kushtetutës dhe ligjit "Për procedurën e shqyrtimit të ankesave nga qytetarët e Federatës Ruse".
Në përgjithësi, veproni në përputhje me rrethanat.
Hapi 5
Thoni thelbin e asaj që po kërkoni (në fund të fundit, ky është qëllimi për të cilin është shkruar mesazhi juaj): masat që ju prisni dhe besoni se janë të mjaftueshme për të realizuar të drejtat tuaja, renditni pyetjet që dëshironi të merrni një përgjigje te, etj
Nëse letra ka të bëjë me një situatë konflikti dhe i drejtohet organizatës-fajtorit, nuk do të jetë e tepërt të renditni masat në rast të marrjes së një refuzimi të pamotivuar ose injorimit të letrës. Për shembull, ngritja e një procesi gjyqësor dhe pretendimi i kompensimit të dëmit moral.
Hapi 6
Regjistrohu në fund. Nëse jeni duke aplikuar si një person privat, nënshkrimi (në formë letre) dhe data janë të mjaftueshme. Nëse, si përfaqësues i organizatës, do të kërkohet një tregues i pozitës dhe mbiemrit me inicialet.
