Axhenda është skeleti i një takimi ose takimi. Në të përcaktohen temat kryesore për diskutim dhe fushat kryesore të diskutimit. Ai përcakton rendin e takimit, përqendron vëmendjen e pjesëmarrësve në një bisedë profesionale, nuk lejon që diskutimi të zhvillohet në një shkëmbim kaotik të pikëpamjeve.
Udhëzimet
Hapi 1
Filloni përgatitjen e agjendës sa më shpejt që menaxhmenti të vendosë për datën dhe temën e takimit. E nxehtë në thembra, do të jetë më e lehtë për ju të formuloni pikat e saj. Përveç kësaj, do të keni kohë të mjaftueshme për të korrigjuar opsionin e parë nëse menaxheri dëshiron të ndryshojë.
Hapi 2
Theksoni aspektet kryesore dhe të vogla të temës së takimit. Mos e mbingarkoni axhendën me çështje të vogla që mund të zgjidhen në baza rutinore. Opsioni më i mirë është të përfshini 1-2 pika domethënëse, në diskutimin e të cilave shumica e ekipit është e interesuar, dhe të lini kohë për zgjidhjen e shpejtë të çështjeve më pak të rëndësishme, përfshirë ato që u ngritën gjatë takimit.
Hapi 3
Formuloni pikat e rendit të ditës. Shmangni fjalitë e paqarta ose të paqarta. Bëni pikat në agjendën tuaj sa më specifike që të jetë e mundur. Pas leximit të tyre, pjesëmarrësi i takimit duhet të kuptojë lehtësisht thelbin e problemit dhe qëllimin e diskutimit të tij. Nëse keni ndonjë vështirësi, kërkoni ndihmë nga një specialist i cili do të mbajë një fjalim kryesor mbi këtë temë.
Hapi 4
Çdo artikull duhet të fillojë me parafjalën "rreth" ose "rreth": "Me iniciativën e departamentit të shitjeve për të mbajtur një ditë pastrimi" ose "Për rishpërndarjen e funksioneve midis departamentit të marketingut dhe shërbimit të shtypit", etj. Nëse ndonjë dokument rregullator paraqitet për diskutim, klauzola mund të tingëllojë si vijon: "Për miratimin e Statutit të ndërmarrjes" ose "Për ndryshimet në përshkrimet e punës së stafit të sekretarisë", etj. Për pyetjet informuese që nuk kërkojnë diskutim, ju lutemi jepni një shpjegim të duhur në kllapa ose të ndara nga një zorrë e trashë. Për shembull, "Për fushat premtuese të botimit të librit: Raporti i Zëvendës Drejtorit të Përgjithshëm për një udhëtim pune në seminar".
Hapi 5
Strukturoni agjendën tuaj. Në praktikë, ekzistojnë dy mënyra për të rregulluar pyetjet: nga më e rëndësishmja te më e rëndësishmja dhe nga e vogla te e rëndësishme. Secili opsion ka aspektet e tij pozitive. Në rastin e parë, çështjet kryesore shqyrtohen në fillim të takimit. Punonjësit janë më aktivë, lodhja nuk i prek ata ende. Por diskutimi i pyetjes së parë mund të zvarritet, nuk do të mbetet më kohë për zgjidhjen e problemeve të vogla, por të rëndësishme. Nëse takimi fillon me pika më pak të rëndësishme, punonjësit gradualisht bashkohen me ritmin dhe në kohën kur shpallet çështja kryesore, ata vendosen plotësisht për një dialog konstruktiv.
Hapi 6
Shtypni axhendën në përputhje me kërkesat klerike të organizatës suaj. Përveç pyetjeve aktuale për diskutim, tregoni datën, kohën, vendin e takimit, folësit kryesor, pjesëmarrësit dhe ekspertët e ftuar. Miratoni dokumentin me shefin e organizatës. Procesverbalin e mbledhjes do ta bashkëngjisni axhendën origjinale. Bazuar në agjendën e miratuar, përgatitni një buletin ose njoftime për punonjësit.
