Një shënim shpjegues është një dokument informacioni për përdorim zyrtar, i cili hartohet nga një vartës dhe i drejtohet mbikëqyrësit të menjëhershëm. Si rregull, shënimet shpjeguese përmbajnë informacione faktike që shpjegojnë veprimin e punonjësit që bie ndesh me disiplinën e punës. Pra, një punonjës që nuk paraqitet në punë për shkak të sëmundjes duhet të hartojë një shënim përkatës tek menaxheri.
Udhëzimet
Hapi 1
Kur hartoni një shënim shpjegues, mbani në mend se teksti i tij mund të jetë arbitrar, por modeli i përgjithshëm duhet të jetë në përputhje me standardin e pranuar përgjithësisht. Kontrolloni me departamentin e kontabilitetit të kompanisë nëse organizata ka ndonjë kërkesë të veçantë për dokumente të tilla. Pyesni nëse do të duhet të regjistroni shënimin.
Hapi 2
Në një fletë të bardhë të formatit A4 (nëse kompania ka një formë standarde për një shënim shpjegues, përdorni atë) shkruani ose shkruani me dorë në titull (titull) pozicionin dhe emrin e plotë të menaxherit të cilit i drejtohet letra shpjeguese, futni të dhënat tuaja më poshtë në të njëjtin format. Në mes të fletës, shkruani emrin e dokumentit: Shënim shpjegues, pastaj vazhdoni të plotësoni pjesën kryesore.
Hapi 3
Thirrni në pjesën e parë të shënimit përbërësin faktik të çështjes, përkatësisht mungesën në vendin e punës të një numri të tillë (ose nga filani tek filani). Në pjesën e dytë, përshkruani arsyen e shkeljes së disiplinës së punës: shkuarja te mjeku, thirrja e ambulancës në shtëpi, shtrimi në spital, etj. Shënoni emrin e sëmundjes. Sipas standardeve etike, ju nuk keni nevojë të hyni në detaje, por emri i përgjithshëm duhet të jetë i pranishëm, për shembull: infeksion viral, sëmundje kronike të traktit gastrointestinal, sëmundje autoimune, kancer.
Hapi 4
Bëni një shënim në fund të shënimit të sëmundjes që bashkëlidhet dëshmia dokumentare e fjalëve tuaja (pushimi i sëmundjes). Nëse arsyeja e mungesës në vendin e punës ishte sëmundja e fëmijës, bashkëngjitni edhe lejen e tij të sëmurë në shënimin shpjegues. Në rast se dokumenti i kërkuar nuk është në dispozicion, përshkruani arsyen e mungesës së një pushimi mjekësor dhe tregoni datën kur kjo fletë do të dorëzohet në departamentin e kontabilitetit. Përfshini një numër dhe një nënshkrim të shkruar me dorë në shënim, edhe nëse vetë teksti ishte shtypur në një kompjuter. Tregoni shënimin sekretarit, ku do t'i caktohet një numër regjistrimi.
