Raportet që duhet të shkruajmë në punë janë të ndryshme. Sipas frekuencës, ato mund të jenë javore, mujore, tremujore dhe vjetore. Dy të parat janë më të përshtatshmet për kontrollin operativ, menaxhimin dhe analizën. Raportet tremujore ofrojnë një analizë të aktiviteteve të një departamenti ose ndërmarrje dhe paraqesin rezultatet e tij për tremujorin aktual. Raportet vjetore zakonisht përgatiten për menaxhmentin e lartë dhe përmbajnë llogaritjet e plota analitike për të gjitha llojet e aktiviteteve të ndërmarrjes. Si të shkruajmë një raport operativ për punën?
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse frekuenca e raportit është javore ose mujore, sigurohuni që të planifikoni shkrimin e tij dhe ta merrni parasysh në orarin tuaj të punës. Ata që nuk u pëlqen të shkruajnë raporte thjesht nuk kanë në plan t'i shkruajnë ato, kështu që ata gjithmonë nuk kanë kohë të mjaftueshme për këtë. Bestshtë më mirë të shkruash raportin tënd vazhdimisht, të shënosh detyrat dhe aktet e përfunduara dhe t'i shkruash në një ditar të veçantë. Nëse kushtoni 5 minuta çdo ditë, atëherë raporti për javën nuk do të duhet të jetë më shumë se 10 minuta.
Hapi 2
Mbani raportin tuaj të punës mujor ose javor të shkurtër dhe të qartë. Tregoni raste specifike dhe numra specifikë që karakterizojnë produktivitetin tuaj të punës. Nëse është zvogëluar ndjeshëm në krahasim me periudhën e mëparshme, atëherë tregoni në raportin tuaj arsyet objektive të regresionit dhe kërkoni nga autoritetet të komentojnë mbi këtë në mënyrë që të tërheqin vëmendjen ndaj problemit, zgjidhja e të cilit nuk varet vetëm nga ju. Ky do të jetë një lloj "kashte" që e vendosni në shtrat me kohë.
Hapi 3
Mos shkruaj më shumë raporte sesa një faqe. Nëse keni pak kohë për ta shkruar, atëherë menaxhmenti gjithashtu nuk ka kohë për të lexuar letrat e gjata të një personi i cili nuk është në gjendje të përqendrojë mendimet e tij dhe të paraqesë shkurtimisht rezultatin e punës së tij. Ju thjesht rrezikoni të nënvlerësoheni, sepse shefi nuk ka forcë të mjaftueshme për të lexuar në lidhje me të gjitha shfrytëzimet tuaja të punës që mezi keni arritur të arrini në një javë pune ose muaj.
Hapi 4
Struktura e prezantimit të informacionit duhet të jetë uniforme në të gjithë dokumentin. Mendoni për këtë, mbase do të jetë më e përshtatshme të hartoni një raportim të tillë në formë tabelare.
