Regjistrimi i dokumenteve për dorëzim në arkiv kryhet pas fundit të vitit. Kështu, dokumentet përgatiten për ruajtje në lidhje me rregullat e përcaktuara. Në varësi të kohës së ruajtjes, si dhe vlerës së dokumenteve, çështjet përfundojnë plotësisht ose sipas një sistemi të thjeshtuar.
Udhëzimet
Hapi 1
Bëni një listë të rasteve për dokumentet e ruajtjes së përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë). Kontrolloni korrektësinë e formimit të çështjes (nëse ka dokumente me një periudhë të përhershme ruajtjeje). Lëreni çështjet në dosje, ato duhet të sistemohen sipas nomenklaturës së çështjeve dhe nuk kanë nevojë të numërohen. Rastet i kalohen arkivit sipas nomenklaturës së çështjeve.
Hapi 2
Për rastet e magazinimit afatgjatë (mbi 10 vjet), kryhet sa vijon:
1. Lidhja e kutisë (e mbështjellë në një dosje të fortë ose mbulesë me fije të fortë në katër vrima ose mund të lidhet).
2. Numërimi i fletëve (kryhet me një laps të zi grafit në këndin e sipërm të djathtë, pa prekur tekstin e dokumentit).
3. Hartimi i një mbishkrimi çertifikues (tregoni sa fletë janë të rrethuara, nëse ka ndonjë dëmtim, shenjë dhe datë).
4. Hartimi i një inventari të brendshëm të dokumenteve (për çështjet me dokumente veçanërisht të vlefshme, çështjet personale, gjyqësore dhe hetimore, etj.). Në fund të inventarit, tregoni numrin e dokumenteve në çështje dhe numrin e fletëve të inventarit.
5. Regjistrimi i të gjitha detajeve të kopertinës së çështjes (emri i institucionit, njësia strukturore, indeksi klerikal i çështjes, titulli i çështjes, afati i ruajtjes së çështjes.
Hapi 3
Bëni një inventar për dokumentet e magazinimit të përhershëm ose afatgjatë. Ai duhet të përfshijë numrin individual të çështjes, si dhe të zbulojë përmbajtjen dhe përbërjen e tij në titullin e çështjes. Inventari gjithashtu duhet të tregojë periudhën e ruajtjes së çështjes. Tregoni numrin e rasteve dhe numrin e çështjeve të para dhe të fundit, shenjën dhe datën. Një inventar i veçantë është përpiluar për rastet e personelit.
Hapi 4
Dorëzoni skedarët e përgatitur në arkiv. Nëpunësi i arkivit në praninë tuaj do të kontrollojë numrin e çështjeve sipas nomenklaturës ose inventarit, do të bëjë një mbishkrim konfirmues, do të shënojë numrat e çështjeve që mungojnë, do të caktojë datën e pranimit dhe transferimit të çështjeve. Inventari konfirmohet nga nënshkrimet e personave që kanë kryer transferimin dhe pranimin e çështjeve.
