Ruajtja e duhur e dokumenteve është një element i rëndësishëm i punës në zyrë. Para se të dërgoni letrat në arkiv, ato duhet të lëshohen në dritë. Për ta bërë këtë, duhet të njihni rregullat themelore për arkivimin e çështjeve.
Është e nevojshme
- - fëndyell;
- - gjilpërë;
- - fije e ashpër;
- - ngjitës.
Udhëzimet
Hapi 1
Numëroni të gjitha fletët duke përdorur një laps të zezë plumbi. Numri vendoset në këndin e sipërm të djathtë. Vendosni dokumentet në rend kronologjik, duke filluar me ato më të vjetrat. Nëse ka zarfe me dokumente të bashkangjitura, atëherë duhet të numëroni zarfin, dhe pastaj secilin dokument në të.
Hapi 2
Hiqni të gjithë kapëset e letrës dhe pjesët e tjera metalike. Nëse dokumenti juaj nuk ka një diferencë regjistrimi, ngjitni një copë letër në të. Përgatitni të gjitha letrat për qepjen duke mbështetur katër birë dhe duke i vendosur ato në mbulesën e kartonit.
Hapi 3
Paketat e dokumenteve duhet të mbërthehen me një pirg, të shpohen me një fëndyell ose të shpohen me një pajisje të veçantë për qepjen e dokumenteve. Pa hequr pirgët, qepni letrat me një gjilpërë të gjatë duke përdorur fije të trashë, spango ose shirit.
Hapi 4
Për qepje korrekte, është e nevojshme të kaloni gjilpërën nga ana e pasme në vrimën që është e dyta me radhë, të kaloni gjilpërën përgjatë anës së pasme dhe të ktheheni përsëri në vrimën e dytë. Pas kësaj, gjilpëra duhet të nxirret në anën e përparme dhe vrima e dytë duhet të qepet, por tashmë nga lart. Fije nxirret nga prapa, dhe dy skajet e saj janë fiksuar në mënyrë që bishtat e fijeve të mund të vulosen me letër (letër gjurmuese).
Hapi 5
Vula e organizatës vihet në letrën e ngjitur në fije, dhe zyrtarët (drejtori, kryeplogaritari) gjithashtu nënshkruajnë. Në mbulesën e kartonit, ngjitet një inventar i dokumenteve, të cilat depozitohen në një pako. Duhet të tregojë emrin e organizatës dhe njësinë e saj strukturore, të vendosë datën, të tregojë periudhën e ruajtjes së dokumenteve dhe kodin e arkivit, nëse është miratuar në organizatën tuaj.
