Transferimi i çdo dokumenti në arkiv rregullohet nga Ligji Federal Nr. 125-F3 "Për Çështjet e Arkivit në Federatën Ruse". Dokumentet duhet të përgatiten, përshkruhen, depozitohen dhe numërohen. Kjo duhet të bëhet brenda 12 muajve nga data kur çështja u mbyll.
E nevojshme
- - dosje;
- - lidhës;
- - një laps i thjeshtë;
- - inventari dokumentar;
- - transferimin e inventarit.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të transferuar dokumentet në arkiv, rregulloni ato sipas renditjes. Rendi i folezimit duhet të jetë në rend kronologjik. Për shembull, nëse jeni duke referuar një çështje penale, atëherë faqja e parë do të jetë një kopje e urdhrit të gjykatës, e dyta do të jetë vendimi paraprak, dhe në vijim do të jetë hetimi i çështjes, duke filluar nga përfundimi i saj. Nëse transferoni dokumente nga departamenti i personelit në arkiv, atëherë fleta e parë është një kërkesë për pushim nga puna, e dyta është një urdhër pushimi, e treta janë të gjitha dokumentet në rregull sipas datës nga fundi.
Hapi 2
Numëroni të gjitha fletët duke filluar me numrin një në renditjen e paraqitjes. Bëni numërimin me një laps të thjeshtë, por qartë. Bëni një inventar të dokumenteve, në fund shkruani sa numra dhe faqe keni, vendosni nënshkrimin tuaj, datën e përpilimit të inventarit, vulën e organizatës, nënshkrimin e kokës.
Hapi 3
Lidhni të gjitha fletët me një lidhës, bashkangjitni një inventar sipër. Në dosje, vendosni kodin e letrës me mbiemrin e qytetarit me të cilin transferoni çështjen dhe vitin e transferimit të dokumenteve në arkiv. Viti duhet të jetë i njëjti në të cilin çështja përfundoi.
Hapi 4
Bëni një dosje të veçantë për secilin rast, ose vendosni të gjitha çështjet në një vit në një dosje të madhe dhe bëni një mbishkrim të përgjithshëm në kodin dhe kodin e shkronjës, domethënë, vetëm rastet e atyre qytetarëve mbiemri i të cilëve fillon me të njëjtën shkronjë mund të vendoset në një dosje. Por nëse jeni duke plotësuar një numër dokumentesh në një dosje të madhe, atëherë numri i fletëve të zakonshme nuk duhet të jetë më shumë se 250.
Hapi 5
Para transferimit të çështjeve në arkiv, përpiloni një inventar transferimi. Kolona e parë e inventarit ka për qëllim futjen e numrave rendorë të të gjitha rasteve, e dyta për indekset në nomenklaturë. Në kolonën e tretë, futni emrin e të gjithë titujve, në të katërtën - datën e transferimit, në të pestën - numrin e fletëve, në të gjashtën - periudhat e vendosura të ruajtjes për çështjen në arkiv, në kolonën e shtatë, shkruani të gjitha shtesat dhe shënimet. Më shpesh, kolona e shtatë plotësohet nëse, për ndonjë arsye, fletët mungojnë në dokumente, ose nëse menjëherë i keni futur gabimisht në inventarin e dokumentarit dhe keni bërë ndryshime.
