Dokumentacioni i rëndësishëm - kontratat, faturat, aktet - duhet të mbahen në kompani për një kohë të gjatë. Për disa letra me vlerë, kjo periudhë është pesë apo edhe dhjetë vjet. Për të parandaluar që dokumentet të rrudhen ose të humbasin, ato duhet të regjistrohen dhe arkivohen siç duhet.
E nevojshme
- - dosjet - lidhës;
- - skedarë transparentë - xhepa.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të regjistruar një kontratë, prisni derisa të nënshkruhet nga të gjitha palët e interesuara. Merrni nënshkrime nga CEO të të dy palëve dhe vendosni vulat e tyre. Pastaj bëni kopje të dokumentit dhe jepjani ato secilit të përfshirë.
Hapi 2
Jepi kontratës një numër. Duhet të përmbajë numra dhe shkronja. Për shembull, 123-AB. Vendosni numrin e nënshkrimit të dokumentit.
Hapi 3
Krijoni një regjistër të kontratave. Vendosni atje numrin e dokumentit, datën e nënshkrimit dhe personin juridik të cilit i përket. Numrat duhet të shkojnë në rregull, njëri pas tjetrit, në varësi të kohës kur është nënshkruar kontrata.
Hapi 4
Nëse ka disa persona juridikë në kompani, secila ditar i kontratës duhet të ketë të vetën. Kjo do të shmangë konfuzionin.
Hapi 5
Vendosni kontratën në një skedar të veçantë. Nëse ka kontrata të shumta, vendosni gjithçka në një xhep. Kjo do ta bëjë më të lehtë krahasimin e dokumenteve dhe gjetjen e tyre nëse është e nevojshme.
Hapi 6
Vendosni skedarin në lidhës dhe sigurohuni me mbajtësit e veçantë. Mos e mbushni fort, dokumentet do të rrudhen. Shkruani në shtyllën kurrizore të dosjes personin juridik, dokumentet për të cilat janë ruajtur në të, si dhe vitin kur janë nënshkruar.
Hapi 7
Pas skadimit të tre viteve, dosjet me kontrata mund të dërgohen në depo. Palosini ato në kuti kartoni dhe vendosini në një vend jo të arritshëm nga lagështia. Në paketim, gjithashtu shënoni personin juridik me të cilin lidhen dokumentet dhe vitin e nënshkrimit të kontratave.
Hapi 8
Faturat dhe aktet depozitohen në të njëjtën mënyrë si kontratat. Por, në vend të një regjistri letre të dokumenteve, është më mirë të keni një elektronik. Për shembull, në programin "1C: Kontabiliteti". Mund ta shkarkoni falas këtu: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Kjo do t'ju lejojë jo vetëm të mbani regjistra të të gjitha letrave me vlerë, por edhe të kryeni operacione të ndryshme me to - të shtypni kopje shtesë, të korrigjoni gabimet, etj.
