Kur marrin mesazhe nga një partner biznesi, shumë përpiqen t'i përgjigjen kërkesës së marrë sa më shpejt që të jetë e mundur, në mënyrë që të mos e mbajnë partnerin në pritje. Dhe kjo është e saktë - në këtë rast, koha shpesh ka rëndësi, gjë që është e vështirë të mbivlerësohet. Por pa menduar shumë për formën e përgjigjes, pak njerëz mendojnë se duke bërë këtë mund të sjellë një goditje të reputacionit të kompanisë.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të filluar, studioni me kujdes pyetjet e paraqitura në letrën e palës tjetër. Përgatitni një përgjigje të shkurtër për secilën artikull, nëse ka më shumë se një. Tani vazhdoni me hartimin e letrës-përgjigje ndaj kërkesës. Për ta bërë këtë, merrni titullin e kompanisë, me logon dhe detajet e kompanisë të shtypura në të. Nëse kjo nuk ekziston, shkruani titullin e letrës, duke treguar informacionin e nevojshëm në të, manualisht. Vendosja e detajeve në një letër është shumë e vlefshme për partnerin tuaj të biznesit. Duke i ofruar në secilin mesazh, ju e kurseni atë nga nevoja për t'i kërkuar në një grumbull letrash ose skedarësh kompjuterë çdo herë, si dhe nga nevoja për të bërë një kërkesë të veçantë për detaje nëse dëshiron të hartojë një kontratë të re ose të paguajë një faturë.
Hapi 2
Në këndin e sipërm të djathtë, shkruani detajet e adresuesit të letrës. Këtu tregoni emrin e organizatës, pozicionin e autorit të kërkesës dhe emrin e tij të plotë. Përkundrazi, në këndin e majtë, zgjidhni linjat për numrin në dalje, të cilat do t'i caktohen dokumentit pas regjistrimit dhe datën. Në këtë rast, emri i dokumentit nuk është i shkruar. Filloni menjëherë duke adresuar me emër dhe patronim, pas fjalës "I dashur". Në pjesën përmbajtësore të letrës, fjalët e para do të jenë "Në përgjigje të letrës suaj, ne ju informojmë" (kërkesa, kërkesa, etj.). Tjetra, shkruani të gjitha përgjigjet e përgatitura pikë për pikë, duke iu përmbajtur numeracionit vijues që ishte në letrën origjinale.
Hapi 3
Në pjesën e fundit, shprehni kërkesën, dëshirën ose kërkesat tuaja, duke mos harruar t'i përmbaheni një toni të respektueshëm, stilit të shkrimit të biznesit dhe të jeni të shkolluar. Përfundoni letrën me fjalët "Sinqerisht" dhe tregoni emrin dhe pozicionin tuaj. Për më tepër, shkruani këtu numrin tuaj të telefonit për komunikim dhe postë elektronike, nëse dëshironi të merrni një letër përgjigje ose komente për ato që janë thënë në letër.
