Rregullat e mirësjelljes së biznesit kërkojnë që të mos lihen letra pa përgjigje të marra nga kolegët dhe partnerët. Një rol të veçantë në korrespondencën zyrtare i përket letrës së konfirmimit. Ky dokument rregullon marrëveshjet paraprake, faktet e marrjes dhe transmetimit të çdo informacioni, dëshirën për të marrë pjesë në një ngjarje të veçantë, etj. Ekzistojnë fraza kryesore të vendosura mirë për secilin lloj të letrës konfirmuese.
Udhëzimet
Hapi 1
Përgatitni një formular standard A4 për të shkruar një letër konfirmimi. Në këndin e sipërm të majtë, sigurohuni që të vendosni informacione në lidhje me organizatën tuaj: emrin e plotë, adresën ligjore me kodin postar, numrat e kontaktit, numrin kryesor të regjistrimit të shtetit (OGRN) dhe informacione të tjera. Në këndin e sipërm të djathtë, shënoni të dhënat e marrësit: emri i organizatës së marrësit, pozicioni, mbiemri dhe inicialet e personit të cilit i është dërguar letra e konfirmimit, adresa e plotë e postës.
Hapi 2
Formuloni titullin e emailit tuaj. Kjo do ta bëjë më të lehtë për marrësin për ta identifikuar atë dhe do ta bëjë më të lehtë organizimin në arkivat e organizatës suaj. Titulli duhet të jetë i shkurtër dhe informues, për shembull: "Me marrjen e një marrëveshje furnizimi nga SHPK" NNN "ose" Për konfirmimin e pjesëmarrjes në seminar 02.02.2002 ". Shkruani titullin në të majtë nën detajet e organizatës suaj.
Hapi 3
Largoni 2-3 rreshta nga kryefjala dhe shkruani një mesazh te marrësi. Përdorni formën standarde të adresës zyrtare për partnerët e biznesit: "I dashur Ivan Ivanovich!" ose "I dashur Z. Ivanov!"
Hapi 4
Në pjesën kryesore të letrës së konfirmimit, përshkruani shkurtimisht faktin që organizata juaj ka marrë ndonjë dokument, mall, shërbim nga i adresuari. Formulimi duhet të jetë lakonik dhe të mos kalojë 1-2 fjali: "AAA LLC konfirmon marrjen e 2 (dy) kopjeve të marrëveshjes së furnizimit të datës 12.02.2011 Nr. 34".
Hapi 5
Nëse letra konfirmon marrëveshjet e arritura më parë, duhet të përshkruani shkurtimisht thelbin e tyre. Për shembull, u zhvillua një bisedë midis drejtorëve të përgjithshëm të ndërmarrjeve, në të cilën ata shprehën qëllimin e tyre për bashkëpunim reciprokisht të dobishëm, të arritur gjatë negociatave më 29 janar 2010. Ju lutemi dërgoni dokumentet e kërkuara për të përfunduar një marrëveshje.
Hapi 6
Përfundoni letrën e konfirmimit me një frazë që shpreh mirënjohje dhe shpresë për bashkëpunim afatgjatë. Nëse është e nevojshme, ju gjithashtu mund të kërkoni informacione shtesë ose dokumente në fund të letrës: "Ne konfirmojmë pjesëmarrjen tonë në seminarin mbi problemet mjedisore më 23 maj 2008. Ju lutemi dërgoni pyetësorin e pjesëmarrësit në adresën tonë."
Hapi 7
Shtypni letrën në dy kopje dhe nënshkruani me drejtuesin e organizatës. Ju do t'i dërgoni një kopje marrësit me postë, e dyta - vendoseni në arkivin tuaj për ruajtje.
