Puna e zyrës e organizuar në mënyrë korrekte në një organizatë ose një ndërmarrje ju lejon të mbani dokumente në rregull dhe të kontrolloni lëvizjen e tyre në çdo kohë. Nëse veprimtaria e kompanisë suaj ka të bëjë me lidhjen e kontratave, mbani një ditar të duhur të kontabilitetit të tyre. Një revistë e modeluar mirë do të bëjë të mundur regjistrimin e detajeve të dokumenteve dhe kronologjinë e tyre.
E nevojshme
- - një ditar për regjistrimin e dokumentacionit;
- - materialet që do të regjistrohen;
- - stilograf;
- - laps;
- - gërshërë;
- - sundimtari;
- - letër;
- - fijet;
- - gjilpërë;
- - ngjitës.
Udhëzimet
Hapi 1
Gjeni një formë të përshtatshme për mbajtjen e një libri ditar. Në të njëjtën kohë, vazhdo nga nevojat urgjente të organizatës dhe veçoritë e punës në zyrë. Kohët e fundit, format elektronike të kontabilitetit të dokumentacionit janë bërë më të përhapura, por ato nuk janë gjithmonë të përshtatshme kur familjarizohen menaxherët me to. Në rastin më të thjeshtë, mund të hartoni një ditar të kontabilitetit në një fletore standarde me format të madh.
Hapi 2
Numëroni faqet e revistës duke vendosur numra të njëpasnjëshëm në fund ose në krye të secilës fletë. Qepni të gjithë bllokun e faqeve me fije të fortë, duke i çuar skajet në faqen e fundit të revistës. Shkruani në një copë të vogël letre sa fletë përmban libri. Ngjiteni këtë etiketë në faqen e fundit me radhë, duke kaluar skajet e fijes nën të, të lidhur në një nyjë. Kur zamja të thahet, vendosni këtu vulën e dokumenteve dhe nënshkrimin e personit që ka lëshuar revistën.
Hapi 3
Filloni të dizajnoni faqen tuaj të titullit. Shkruani emrin e revistës në pjesën e përparme të ditarit, për shembull, "Ditari i kontratës". Përfshini në përshkrim emrin e organizatës (kompaninë) dhe detajet kryesore të saj. Lini dy rreshta për datat e fillimit dhe të mbarimit të ditarit. E gjithë kjo informacion nuk mund të futet me dorë, por para-shtypet në një printer dhe pastaj të ngjitet mjeshtërisht në kopertinën e revistës.
Hapi 4
Ndani faqet e punës së revistës në aq kolona sa kërkohet për një përshkrim të plotë të dokumenteve që do të regjistrohen. Sigurohuni që të siguroni kolona për numrin rendor, datën e marrjes së dokumentit, lidhjen e kontratës, lëshimin e porosisë, etj. Lini një kolonë të veçantë për një përshkrim të shkurtër të thelbit të dokumentit dhe përmbajtjes së tij kryesore. Siguroni gjithashtu një vend për nënshkrimin e personit që ka marrë dokumentin për ekzekutim.
Hapi 5
Nëse është e nevojshme, regjistroni ditarin në zyrë (sekretari), duke caktuar numrin e duhur dhe detajet e tjera. Pas procedurës së regjistrimit, ditari i kontabilitetit mund të përdoret për qëllimin e tij të synuar.
