Takimi është një atribut tradicional i çdo procesi të menaxhimit. Rëndësia, natyra, niveli teknik, kohëzgjatja e këtij takimi biznesi mund të ndryshojnë në varësi të qëllimeve dhe kushteve specifike të takimit. Në të njëjtën kohë, kjo ngjarje ka dy karakteristika kryesore dalluese: në takim diskutohet një ose një problem ose detyrë tjetër, dhe rezultati duhet të jetë një vendim i caktuar. Një takim i suksesshëm kërkon një organizim të qartë.
Udhëzimet
Hapi 1
Para se të thërrisni një takim dhe të ftoni një grup specifik të pjesëmarrësve në të, formuloni qëllimin e takimit. Sqaroni vetë: me çfarë vendimi duhet të përfundojë. Rezultati mund të jetë miratimi i një plani pune për një periudhë të caktuar, zhvillimi i një drafti të një rendi aktual, hartimi i një orari të rrjetit, etj.
Hapi 2
Nëse një problem zgjidhet në një takim, qëllimi i një takimi biznesi do të kërkojë përgjigjen e pyetjeve: pse, pse dhe si. Ekziston një rregull i pandryshueshëm: para se të bini dakord, duhet të bini dakord për atë që do të diskutohet. Mund të ndodhë që pjesëmarrësit autoritarë të takimit ta gjejnë veten duke menduar se problemi i deklaruar nuk ekziston. Takime të veçanta - për gjenerimin (zhvillimin) e ideve. Ato mund të marrin formën e të ashtuquajturit "stuhi mendimesh". Vendosja për një procedurë të tillë ka nevojë për një metodë jostandarde, krijuese.
Hapi 3
Një fazë e rëndësishme në përgatitjen e takimit është formulimi i agjendës. Një takim mund të jetë i padobishëm dhe joproduktiv nëse përbërësit e tij informues dhe problematikë nuk funksionojnë. Prandaj, mendoni qartë për vendosjen e temës së bisedës. Krahasoni: "Çështja e rritjes së shitjeve të produktit A në rrjetin me pakicë" dhe "Marrëveshja për veprimet për të rritur shitjet e produktit A në rrjetin e shitjes me pakicë". Në rastin e parë, diskutimi mund të kthehet në raporte banale, në të dytën - në zgjidhjen e problemeve të dhimbshme.
Hapi 4
Vendndodhja e takimit është gjithashtu e rëndësishme. Ekziston një vëzhgim i saktë psikologjik: nëse diskutimi zhvillohet në zyrën e një udhëheqësi, pikëpamja e tij për zgjidhjen e një problemi të veçantë mund të jetë padyshim mbizotëruese dhe më e preferueshme. Çdo dhomë tjetër (salla e konferencave, dhoma e gjërë) mund të jetë opsioni më i mirë. Mos harroni: zona e komunikimit të rehatshëm është rreth një metër larg. Kur është e mundur, mbani në mend këtë kur vendosni karriget tuaja. Tavolina të rrumbullakëta ose ovale janë të mira për takime. Një tërheqje mund të jetë edhe më e përshtatshme në situata specifike, por është një opsion shumë i kushtueshëm.
Hapi 5
Planifikoni kohën tuaj të takimit me mendime. Irshtë e paarsyeshme ta caktoni atë para pushimit të drekës ose në fund të ditës së punës. Preferohen orët e mëngjesit. Nëse po planifikoni një takim të gjatë, bëni pushime ose pushime për kafe (5-10 minuta çdo orë). Nëse keni nevojë të mbani një takim informues, një opsion është i mundur pa një takim klasik, d.m.th. pa karrige.
Hapi 6
Disiplinon punonjësit e organizatës dhe bëhet pjesë e kulturës së korporatave një orar i qartë i takimeve: rekomandohet t'i mbash ata në një ditë të rregullt të javës dhe në një kohë të caktuar (për shembull, të premten në mëngjes).
Hapi 7
Takimet serioze shpesh kërkojnë qartësi: demonstrimi i tabelave, diagrameve, shfaqja e materialeve video. Desirableshtë e dëshirueshme që të keni një tabelë të bardhë, flip chart, ekran për këto nevoja.
