Një takim është një takim i një rrethi të ngushtë përfaqësuesish të autorizuar, specialistësh kryesorë, një grupi pune, i dedikuar për zgjidhjen e çdo çështje urgjente. Ky është një takim në miniaturë, kështu që takimi ka kryetarin e vet - personin që do ta drejtojë atë.
Udhëzimet
Hapi 1
Takimi mund të mbahet në një mënyrë të planifikuar me një rregullsi të miratuar, ose të jetë spontan, i mbledhur për të zgjidhur çështjet aktuale të akumuluara ose rrethanat e farsë-madhësisë. Në çdo rast, takimi drejtohet nga një zyrtar i emëruar zyrtarisht në këtë post. Në fakt, takimi zhvillohet në mënyrë që t'u jepet specialistëve një mundësi për të shprehur mendimin e tyre për një çështje të veçantë dhe për të marrë një vendim kolegjial.
Hapi 2
Shtë e nevojshme të informohen të gjithë ata që duhet të jenë të pranishëm në takim, agjenda e tij: tema dhe lista e çështjeve që kërkojnë diskutim, si dhe kohën dhe vendin e takimit. Kjo mund të bëhet përmes mesazheve telefonike ose përmes njoftimeve ligjore. Si rregull, përcaktohet përbërja e pjesëmarrësve në takime, të autorizuar për të adresuar çështje specifike. Prandaj, në mbledhje duhet të ketë një kuorum që siguron legjitimitetin e vendimeve të marra në të. Para fillimit të takimit, duhet të plotësohet një listë e regjistrimit të pjesëmarrësve. Nëse ka një kuorum, atëherë takimi mund të fillojë.
Hapi 3
Moderatori i takimit duhet ta hapë atë me një fjalim hyrës, duke treguar temën dhe duke renditur çështjet që duhet të zgjidhen, dhe ta mbyllë takimin, duke përmbledhur rezultatin e tij. E drejta e tij është t'i japë fjalën folësit tjetër, të vendosë pyetje për votim dhe të shpallë vendimet e marra. Ai gjithashtu është i detyruar të mbajë rendin gjatë zhvillimit të mbledhjes dhe të lëshojë urdhra për rendin e sjelljes së tij.
Hapi 4
E drejta e padiskutueshme e prezantuesit është gjithashtu përfundimi i regjistrimit të atyre që dëshirojnë të flasin, duke kufizuar kohën e fjalës së tyre dhe numrin e deklaratave për të njëjtën çështje. Nëse rendi dhe rregullat e mbledhjes shkelen, moderatori mund të ndërpresë ose mbyllë debatin dhe të mbyllë ose pezullojë takimin.
Hapi 5
Gjatë takimit, moderatori duhet të sigurojë plotësimin e protokollit, i cili hartohet gjatë rrjedhës dhe rezultateve të këtij veprimi menaxherial. Protokolli ka për qëllim dokumentimin dhe zyrtarizimin e diskutimit kolegjial të çështjeve dhe vendimeve të marra.
