Të gjitha dokumentet e organizatës duhet të ruhen në arkiv. Për shembull, Kodi i Taksave thotë se dokumentet kryesore, dokumentet që konfirmojnë pagimin e taksave dhe të tjerët duhet të mbrohen për katër vjet. Por ka edhe dokumente të tilla që mund të shkatërrohen pas një viti, për shembull, oraret e pushimeve. Shkatërrimi duhet të kryhet pasi akti të jetë lëshuar.
Udhëzimet
Hapi 1
Së pari, duhet të theksohet se dokumentet që "i kanë shërbyer qëllimit të tyre" mund të futen në veprim vetëm nëse periudha skadon para 1 janarit të vitit kur hartohet një dokument i tillë, domethënë dokumentet e vitit 2010 duhet të përfshihen në akti vetëm në vitin 2016.
Hapi 2
Para se të hartoni një akt dhe të shkatërroni dokumentacionin, përpiloni inventarë që duhet të miratohen nga drejtuesi i organizatës dhe përpiloni një protokoll.
Hapi 3
Këshillohet të hartoni një akt në formën e një tabele. Në këndin e sipërm të djathtë, specifikoni detajet e organizatës. Pastaj shkruani "Unë e aprovoj" me shkronja të mëdha më poshtë, në një rresht të rregullt, tregoni pozicionin më poshtë (menaxher, drejtor i përgjithshëm, etj.), Pastaj mbiemrin dhe inicialet. Specifikoni datën e hartimit të aktit edhe më poshtë.
Hapi 4
Pas kësaj, tregoni qëllimin, për shembull, për të nxjerrë në pah dokumentet e skaduara për shkatërrim. Tjetra, renditni arsyet, për shembull, "bazuar në listën e dokumenteve tipike organizative …"
Hapi 5
Më poshtë është seksioni tabelor, i cili përbëhet nga tetë kolona. E para është numri serik. E dyta është emri i dokumentit, për shembull, oraret e pushimeve ose korrespondenca për punën me personelin. E treta janë datat e mbarimit, domethënë ato data që tregohen në dokument të fundit, për shembull, orari i pushimeve përfundon në 2010, kështu që duhet të shkruani "2010". Ju nuk keni pse të specifikoni muajin këtu.
Hapi 6
Tjetra vjen kolona me numrat e inventarit, nëse nuk janë atje, atëherë mund të vendosni vizatime. Pastaj vendos indeksin e çështjes sipas nomenklaturës, për shembull, grafikun 05-20, ku 05 është indeksi i departamentit, dhe dy shifrat e dyta janë numri rendor i çështjes.
Hapi 7
Pas kësaj, tregoni numrin e njësive të magazinimit, për shembull, grafiku mund të jetë në një kopje të vetme, por korrespondenca me kornizat është në shumës. Pastaj plotësoni kutinë me periudhat e magazinimit sipas librit të referencës. Në fund, nëse është e nevojshme, plotësoni kolonën "shënim".
Hapi 8
Pas pjesës tabelare, shkruani që inventarët janë në dispozicion dhe aprovohen nga protokolli i titullarit duke treguar numrin dhe datën e përpilimit të tij.
Hapi 9
Tjetra, përmbledhni totalin, i cili shprehet në numrin e artikujve të dokumenteve të gatshëm për shkatërrim, për shembull, gjatë periudhës 2006-2010, 234 artikuj u shkatërruan.
Hapi 10
Pastaj menaxheri kontrollon përsëri të gjitha të dhënat dhe nënshkruan dokumentin.
