Ju duhet urgjentisht një dokument, por nuk ju kujtohet se ku e keni vendosur? Sillni rend në jetën tuaj të zyrës, rregulloni gjithçka në dosje të numëruara - kjo do ta bëjë punën tuaj më të lehtë.
Ne i vendosim gjërat në rregull në letra
Nëse ka pak dokumente dhe ato kanë të bëjnë me një fushë të aplikimit, ato duhet të vendosen të gjitha në një vend, mundësisht në një dosje. Por, si rregull, një dosje nuk është e mjaftueshme, duhet të ketë disa prej tyre. Për shembull, një dosje me dokumentet përbërëse të një kompanie, për letrat, për kontratat me furnitorët, etj.
Me zgjerimin e ndërmarrjes, numri i dosjeve rritet. Ju mund të mos keni nevojë për një, por disa rafte për ta. Dhe pastaj shfaqen punonjësit që do të kenë rrjedhën e tyre të dokumenteve dhe dosjet e tyre. Kjo është, rregulli i parë i rendit është shpërndarja e dokumenteve në dosje tematike, të cilat duhet të jenë në një raft.
Tani industria prodhon tabaka horizontale dhe vertikale. Ato janë shumë praktike, zënë pak hapësirë, përshtaten mirë në tryezë dhe bëjnë të mundur që të keni në dorë të gjitha dokumentet themelore dhe të përdorura shpesh, pa kërkuar blerjen e mobiljeve të reja.
Regjistri
Nëse ka shumë dokumente, atëherë mund të bëni një regjistër të veçantë (ditar regjistrimi) për to ose disa. Për shembull, regjistrat e dokumentacionit hyrës dhe dalës. Ato përmbajnë datën e regjistrimit dhe numrin e dokumentit hyrës (dalës), përmbajtjen e tij të shkurtër dhe / ose emrin dhe ku është dërguar dokumenti (cilit departament, cilit zyrtar iu dorëzua, në cilin dosje vendoset, etj.)
Për një pjesë ose të gjithë dosjet, nëse ka shumë dokumente dhe shumë dosje të ngjashëm (brenda kuptimit), mund t'ju duhet një regjistër i dokumenteve në secilën dosje, domethënë një listë e tyre, e cila është e vendosur ose disi e bashkangjitur në mesi i dosjes. Secilit dokument mund t'i caktohet një numër (nëse nuk ishte aty më parë) ose jepni numrin tuaj. Atëherë nuk do të duhet të shfletoni të gjitha dokumentet, por thjesht shikoni listën e tyre, dhe pastaj merrni numrin e nevojshëm.
Vendosni dokumentet në dosjet, tabakatë dhe raftet e duhura, fillojini me kohë dhe do të gjeni gjithçka shpejt dhe lehtë.
Mbajtja e rregullt e vendit të punës
Vendi i punës duhet të mbahet në rregull. Mundohuni të pastroni tryezën tuaj çdo ditë ose të paktën një herë në disa ditë. Dokumentet e nevojshme mund t’i lini në tryezë, pjesën tjetër ta vendosni në dosje, në tabaka dhe rafte dhe nëse ia keni marrë dikujt, atëherë ktheni ato. Vetëm nëse e jepni, është më mirë të mbani mend mirë kush ose edhe ta shkruani.
Dhe së fundmi. Një person dokumentet e të cilit janë gjithmonë në vend, gjenden lehtësisht dhe sillen në kohë, gjithmonë në gjendje të mirë me autoritetet. Ju urojmë këtë me gjithë zemrën tonë.
