Cilado qoftë lloji i veprimtarisë që organizata është e përfshirë, gjatë jetës së saj, ajo krijon vëllime të konsiderueshme të dokumentacionit që duhet të ruhen. Sa më e madhe të jetë kompania dhe sa më e gjerë të jetë veprimtaria e saj, aq më i madh është vëllimi i dokumenteve të grumbulluara. Natyrisht, herët a vonë lind çështja e renditjes dhe shkatërrimit të dokumentacionit të parëndësishëm. Mbetet për të përcaktuar se çfarë mund të shkatërrohet dhe çfarë duhet ende të ruhet.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të sistemuar dokumentacionin, për secilin dokument të marrë për ruajtje, është e nevojshme të përcaktohet periudha e ruajtjes, pas së cilës dokumenti mund të shkatërrohet pa rrezik për organizatën.
Përdorni listën e aprovuar të dokumenteve për të cilat periudha e magazinimit është vendosur nga Rosarchiv. Dokumenti kryesor që duhet të drejtohet gjatë sistematizimit të këtij lloji të dokumentacionit është "Lista e dokumenteve tipike të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar kohën e magazinimit" (miratuar nga Rosarchiv më 06.10.2000)
Hapi 2
Studioni gjithashtu listat e kontrollit të departamenteve që do t'ju duhet të përdorni nëse organizata juaj bie nën kualifikimet e departamenteve (për shembull, ka lista kontrolli për departamentet ushtarake, departamentet bankare, etj.). Për llojet më të zakonshme të organizatave, gjithashtu janë formuar listat e dokumenteve (për shembull, për shoqëritë aksionare).
Hapi 3
Një numër dokumentesh janë subjekt i ruajtjes në përputhje me specifikat e tyre, për shembull, dokumentacioni tatimor kërkohet të ruhet për një periudhë prej të paktën 4 vjet, dhe pasqyrat financiare - të paktën 5 vjet.
Hapi 4
Përdorimi i listave është mënyra më e përshtatshme për të organizuar dokumentet, pasi ekziston një periudhë e qartë e mbajtjes për secilin lloj të dokumentacionit. Sidoqoftë, jo të gjitha dokumentet mund të kategorizohen në lista. Për disa dokumente, periudha e magazinimit duhet të përcaktohet nga vetë organizata.
Për këtë qëllim, organizata, me një urdhër të duhur, krijon një komision ekspert, i cili rregullisht shqyrton vlerën e dokumenteve, duke përcaktuar periudhat e magazinimit dhe duke shkatërruar dokumentet për të cilat ka skaduar ose nuk kërkohet periudha e magazinimit. Shtë e rëndësishme që komisioni të përfshijë njerëz që janë në gjendje të llogarisin rëndësinë e dokumentit dhe rreziqet e mundshme nga humbja e tij.
