Në organizata të mëdha, shumica e vizitorëve zakonisht marrin informacionin e duhur nga sekretariati. Çfarë përshtypje të komunikimit do të lejojë ndihmësi i menaxherit? A do të dëshirojë që klienti të telefonojë përsëri? A do të marrë personi i interesuar përgjigje gjithëpërfshirëse për pyetjet e tij? Për të qenë të sigurt në cilësitë pozitive të sekretarit, duhet të përgatiteni me përgjegjësi për takimin e parë dhe të organizoni dhe zhvilloni me kompetencë një intervistë.
Udhëzimet
Hapi 1
Sekretari është fytyra e kompanisë. Para së gjithash, vlerësoni pamjen e aplikantit. Mbi të gjitha, jo më kot thonë ata se përshëndeten nga rrobat e tyre, por shoqërohen nga mendjet e tyre. Sa i zoti dhe mirëpritja e një sekretari mund të shkojë shumë drejt marrjes së kontratës që ju nevojitet ose negocimit të negociatave të ardhshme. Nëse keni "imazhin" tuaj, përpiquni të dëgjoni intuitën tuaj. Nëse miratoni në pozicionin e një personi që ju shkakton kontradikta të brendshme, atëherë ndoshta do të jetë e vështirë të punoni me të, sepse sekretari nuk është vetëm fytyra e kompanisë, por edhe dora e djathtë e menaxherit. Sidoqoftë, mos aprovoni menjëherë dikë që do t'ju pëlqejë me një pamje të ndritshme dhe të bukur. Një pamje e bukur mund të bëhet shpejt e mërzitshme dhe letrat do të mbeten të pa montuara.
Hapi 2
Gjatë bisedës, dëgjoni me kujdes: sekretari do të komunikojë me klientët, do të zhvillojë biseda telefonike dhe do të hartojë letra. Fjalimi i tij duhet të jetë kompetent, përfundimet e qëndrueshme dhe toni dashamirës. Kushtojini vëmendje të veçantë pranisë së fjalëve të ashtuquajtura parazitare në të folur. Nëse monologu i aplikantit është i mbushur me "kështu do të thotë", "si të thuash", "uh", "mirë" të panevojshme, atëherë nuk keni gjasa të arrini mungesën e këtyre shprehjeve në një mjedis biznesi. Përdorimi i zhargonit dhe zhargonit konsiderohet i papranueshëm, përveç nëse ju vetë lejoni që biseda të marrë një kurs informal.
Hapi 3
Kërkojini sekretarit të shkruajë diktimin. Kështu që ju kontrolloni tre cilësi të rëndësishme në të njëjtën kohë: shpejtësia e shtypjes, shkrim-leximi dhe aftësitë kompjuterike personale. Me qëllim bëni gabime stilistike dhe vëzhgoni reagimin e aplikantit. Nëse ai me mirësjellje këshillon mënyrën më të përshtatshme të ndërtimit të një fraze, shënojeni këtë vetes me një "plus".
Hapi 4
Studioni me kujdes rezymenë e sekretarit. Kushtojini vëmendje punëve të mëparshme, pyesni aplikantin për arsyet e largimit. Një person i sjellshëm dhe me mendje të shpejtë nuk do të flasë kurrë në mënyrë të paanshme për një ish-udhëheqës, "hedh baltë" ndaj ekipit ose do të flasë për gabimet e tij. Përgjigja më e pranueshme që mund të dëgjoni është një mospërputhje në pritjet e pagave. Nxirrni në pah fjalët kyçe në tekstin e CV-së dhe në tregimin e bashkëbiseduesit: përpikmëria, rregullsia, rezistenca ndaj stresit, shoqëria, mirësjellja. Mos harroni se sekretari shpesh është lidhja midis departamenteve të ndryshme të organizatës; si gjendja e menaxherit ashtu edhe komoditeti, atmosfera miqësore dhe rendi në të gjithë zyrën mund të varen nga cilësitë e tij profesionale dhe personale.
