Njësia për ndërveprim me median nuk përfshihet gjithmonë fillimisht në strukturën organizative të organizatës. Gatishmëria për të punuar në hapësirën mediatike vjen me zhvillimin e organizatës. Në raste të tilla, sekretari i punësuar i shtypit duhet të organizojë shërbimin e shtypit nga e para dhe të vendosë punën e tij sistematike.
Nëse organizata nuk ka punuar kurrë në fushën e medias më parë, kuratori i sapo punësuar i shërbimit të shtypit duhet të kalojë një trajnim serioz në fushat e mëposhtme:
- zgjedhja e folësve kryesorë;
- vendosja e punës me njësitë strukturore për të siguruar informacion të përshtatshëm për botim në media;
- pajisjet teknike të shërbimit për shtyp dhe planin e parë mediatik
Nga menaxhmenti në media
Secila nga pikat e përcaktuara mund të marrë një kohë të konsiderueshme për t'u zbatuar plotësisht. Sidoqoftë, nëse flasim për përparësitë, atëherë gjëja kryesore duhet të jetë kërkimi i folësve kryesorë të organizatës. Për të tërhequr mediat dhe për t'i bërë ata të shohin jo vetëm një reklamues në organizatë, por edhe një informator, do të jetë e nevojshme të punohet me drejtuesit e organizatës. Midis tyre - drejtori i përgjithshëm, zyra e deputetëve, shefat e departamenteve dhe departamentet në zona. Këta njerëz duhet të kuptojnë qartë nevojën për të komunikuar me media, të kuptojnë rëndësinë e secilit koment dhe punën sistematike në këtë fushë në përgjithësi.
Shpesh, edhe më i interesuari për aktivitetin mediatik, folësi ndihet i vështirë dhe i zënë ngushtë kur komunikon me gazetarët. Heqja e këtyre barrierave është detyrë e kuratorit të shërbimit për shtyp. Kjo mund të bëhet duke demonstruar një dosje shtypi me shembuj të paraqitjeve më të mira publike të figurave mediatike tashmë të njohura.
Informatorët e brendshëm
Përveç menaxhimit, të gjithë shefat e departamenteve dhe departamenteve duhet të informohen për qëllimet dhe objektivat e medias të kompanisë. Itshtë më mirë ta bëni këtë gjatë takimit të ardhshëm, gjatë të cilit menaxhmenti duhet të vendosë detyrën e sigurimit të informacionit të plotë për shërbimin e shtypit. Të gjithë anëtarët e ekipit duhet të kuptojnë se kjo përgjegjësi nuk është një tekë e sekretarit të shtypit, por një detyrë e re strategjike e menaxhimit.
Për të vendosur bashkëveprim produktiv me departamentet, është e nevojshme, pa pritur që të jepet informacion, të përpiqesh të zhytesh në punën e tyre nga brenda. Raportet tremujore të departamenteve, komunikimi me menaxhmentin dhe drejtpërdrejtë me ekzekutuesit do të ndihmojnë në këtë. Të jesh miq me të gjithë dhe të jesh i hapur për informacion të ri është një nga çelësat për një punë efektive të shërbimit të shtypit.
Në procesin e punës me segmente të caktuara të ndërmarrjes, mund të jetë e vështirë të sigurohet informacion në mënyrë të vazhdueshme. Shpesh kjo është për shkak të punësimit të specialistëve të departamenteve në vijën e drejtpërdrejtë të punës. Unpshtë joproduktive të fshehësh inatin që kolegët i konsiderojnë detyrat informuese të ndërmarrjes nën përgjegjësitë kryesore. Prandaj, vlen të ngrihet çështja e krijimit të rregulloreve të brendshme për dorëzimin e informacionit me një frekuencë të caktuar. Dhe në mënyrë që marrëdhëniet e brendshme të korporatave të mos vuajnë nga kjo, sekretari i shtypit duhet të kontaktojë drejtpërdrejt menaxhmentin e departamentit me një kërkesë për të siguruar qasje të drejtpërdrejtë në informacion për përpunimin e tij, në mënyrë që të mos mbingarkohen punonjësit e departamentit me punë. Në mënyrë tipike, drejtuesit i mirëpresin këto nisma.
Hapi i parë drejt publicitetit
Pas përfundimit të përgatitjes së brendshme, fillon faza e arritjes së nivelit publik. Kjo do të kërkojë studimin e masmedias, të cilat potencialisht mund të bëhen platforma mediatike për botimin e informacionit në lidhje me kompaninë. Në varësi të objektivave strategjikë, sekretari i shtypit nuk duhet të kufizohet në botime të specializuara. Midis partnerëve të mundshëm të informacionit, mund të përfshihen në mënyrë të sigurt agjensitë e lajmeve të niveleve lokale, rajonale dhe federale, televizioni, radio, etj.
Mos i nënvlerësoni platformat, të cilat, megjithëse nuk kanë statusin e medias, shpesh ua kalojnë kolegëve të tyre të informacionit në efikasitet. Këto janë blogerë, grupe dhe komunitete në rrjetet sociale, faqet e informacionit, etj.
Nuk do të jetë e tepërt të mendojmë për aktivitetin e kompanisë në rrjetet sociale pa ndërmjetës. Askush nuk mund ta përballojë këtë detyrë më mirë sesa një qendër shtypi, e cila e di punën e ndërmarrjes brenda dhe jashtë.
Paralelisht me punën përgatitore, sekretari i shtypit do të duhet të hartojë një listë të mjeteve të nevojshme teknike për punën. Përveç grupit standard të pajisjeve të zyrës, kjo është një aparat fotografik, një regjistrues zëri, disqe të forta për ruajtjen e materialeve.
Plani i parë mediatik - strategjia e publikimit të ndërmarrjes për të ardhmen e afërt - duhet të hartohet me pritjen që media të jetë e kujdesshme ndaj informacionit nga një burim i panjohur më parë. Kjo mund të shpjegojë në fillim një numër të madh botimesh mbi baza komerciale. Detajet përfundimtare duhet të bien dakord me menaxhmentin e lartë.
