Menaxhimi i kohës është rregulla e vetë-organizimit duke i dhënë përparësi listave të detyrave. Ka mënyra të ndryshme të vetë-organizimit, dhe ato varen nga kush jeni: një udhëheqës, një interpretues ose një menaxher i "nivelit të mesëm". Ky artikull do të përqendrohet në menaxhimin e kohës për drejtuesit.
Një udhëheqës, profesionist i pavarur, sipërmarrës i vetë-punësuar, merr në mënyrë të pavarur vendime dhe mban përgjegjësi personale për to, kështu që është e rëndësishme për të që të përcaktojë përparësitë, të vendosë qëllime dhe të jetë në gjendje të delegojë atë që nuk kërkon pjesëmarrjen e tij personale.
Teknikat e menaxhimit të kohës për një menaxher:
Sistemi ABC
Përpilimi i listës së përparësive për përparësi. Çështjet e përparësisë A janë shumë të rëndësishme. Punët e përparësisë "B" janë thjesht të rëndësishme, dhe pastaj "C" nuk janë çështje të rëndësishme. Të gjitha detyrat nga lista kryhen sipas renditjes së përparësisë dhe nuk mund të kaloni te grupi tjetër derisa të përfundoni detyrat nga ai i mëparshmi. Me këtë listë të gjërave për të bërë në fund të ditës ose ditën tjetër, është e lehtë të analizosh se sa kohë është shpenzuar duke bërë gjërat më të rëndësishme dhe sa kohë ka humbur për pjesën tjetër. Sistemi ABC është i shkëlqyeshëm për planifikimin e përditshëm.
Matrica e Eisenhower
Thelbi i kësaj matrice është që aktivitetet dhe aktivitetet të ndahen në grupet e mëposhtme:
- "Urgjente dhe e rëndësishme". Ato duhet të bëhen së pari.
- "E rëndësishme por jo urgjente". Këto janë vepra dhe projekte që na promovojnë, në të cilat mund të zhvillohemi. Ju duhet të bëni gjëra të tilla në mënyrë sistematike, ato marrin shumë kohë. Possibleshtë e mundur që të shpërqendroheni nga një çështje e rëndësishme por jo urgjente vetëm për një çështje urgjente dhe të rëndësishme (1).
- "Urgjente por jo e rëndësishme". Kjo është gjithçka që na tërheq vëmendjen nga çështjet e rëndësishme. Raste të tilla nuk na sjellin ndonjë përfitim; zbatimi i tyre duhet të delegohet sa më shumë që të jetë e mundur.
- "Jo urgjent dhe i parëndësishëm". Bestshtë më mirë të mos bësh gjëra të tilla derisa ato të bëhen "urgjente dhe të rëndësishme" ose "të rëndësishme por jo urgjente".
Matrica Eisenhower është e përshtatshme për planifikimin e ditës ose muajit.
Një mashtrim tjetër i menaxhimit të kohës së kokës -
Matrica e Bostonit
Përdor dy kritere:
- Përfitimi (A është biznesi fitimprurës tani?);
- Perspektiva (A është çështja premtuese?). Kjo do të thotë se nuk ka përfitim të menjëhershëm nga projekti, por është i mundur në të ardhmen.
Dhe, varësisht nga përgjigjet e këtyre pyetjeve, projektet ndahen në kategori:
- Një projekt që është fitimprurës dhe në zhvillim është kategoria Star.
- Një projekt që kërkon shumë punë për përfitime në të ardhmen është kategoria Problem Child. Ndoshta nuk do të ketë kuptim në të ardhmen nga "Fëmija i Vështirë", por nëse gjithçka funksionon, ai do të sjellë super-rezultate dhe do të bëhet një "Yll" i ri.
- Projekte që sjellin përfitime, por nuk kanë perspektivë - "Lopët e gatshme".
- Projektet - "Qentë". Këto projekte kërkojnë shumë përpjekje, por nuk kanë mundësi zhvillimi dhe nuk sjellin përfitime.
Duke ndjekur parimin e matricës së Bostonit, vëmendja kryesore duhet t'i kushtohet projekteve - "Yjet", nga "Qentë" që ne i refuzojmë plotësisht. Nëse "Fëmija i Vështirë" bëhet "Qen", ai gjithashtu duhet të braktiset. Projektet Lopët Cash marrin aq vëmendje sa kërkojnë, por jo më shumë. Lopët në para gjithashtu mund të bëhen qen dhe t'i trajtojnë ato në përputhje me rrethanat.
