Dokumentet e jashtme janë letra zyrtare që organizata u dërgon adresuesve të palëve të treta (furnitorëve, konsumatorëve, autoriteteve rregullatore, etj.) Ose kolegëve nga qytete të tjera. Si rregull, dy punonjës ndajnë përgjegjësinë për trajtimin e kësaj korrespondence: përpiluesi dhe nëpunësi. I pari është përgjegjës për përgatitjen dhe pajtimin për tekstin. I dyti regjistron letrën, dërgon origjinalin në destinacionin e tij dhe ruan një kopje të shërbimit.
E nevojshme
- - Forma e ndërmarrjes;
- - kompjuteri në të cilin është instaluar redaktuesi i tekstit;
- - ditari i regjistrimit të dokumentacionit dalës.
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse jeni përpilues
Përgatitni një draft dokument. Letrat në dalje mund të jenë proaktive dhe të përgjegjshme. Në rastin e parë, ju filloni (filloni) korrespondencën me një organizatë tjetër ose një person specifik për ndonjë çështje zyrtare. Letra e përgjigjes duhet të përmbajë informacion që korrespondon me kërkesën e marrë.
Hapi 2
Shtypni letrën në dy kopje në letrën e organizatës suaj. Sigurohuni që pjesa e sipërme e dokumentit, e ashtuquajtura "header", të jetë formatuar si duhet. Përveç detajeve të ndërmarrjes, të vendosura në formularin në të djathtë, ajo përfshin të dhënat e marrësit dhe titullin e letrës.
Hapi 3
Në këndin e sipërm të majtë, shkruani titullin, inicialet dhe mbiemrin e personit për të cilin është menduar dokumenti, adresën e një organizate ose individi. Procedura për specifikimin e informacionit duhet të jetë saktësisht e njëjtë, për shembull:
"Drejtorit të Përgjithshëm të SH. PK" Volna"
I. I. Sidorov
Rr. Rabochaya, 37, zyrë katërmbëdhjetë, Saratov, 109235.
Hapi 4
Në të djathtë, nën detajet e organizatës suaj, vendosni titullin e letrës. Duhet të jetë i shkurtër, duke pasqyruar qartë përmbajtjen e tekstit. Për shembull: "Për kryerjen e një kontrolli të planifikuar të gjendjes sanitare të një ndërtese" ose "Për sigurimin e informacionit në lidhje me shtëpitë që kanë nevojë për riparime të mëdha".
Hapi 5
Filloni tekstin kryesor duke iu drejtuar adresuesit dhe duke specifikuar arsyen për të cilën i është dërguar kjo letër. Për shembull: “I dashur Ivan Ivanovich! Ne ju informojmë për një inspektim të planifikuar të gjendjes sanitare të ndërtesës me qira më 14 janar 2011”.
Hapi 6
Nëse ka bashkëngjitje të dokumentit në dalje, renditini ato pas tekstit kryesor, për shembull: “Shtojcë në 3 faqe. në 1 kopje . Në fund të faqes së fundit të tekstit, duhet të tregohet krijuesi i dokumentit. Si rregull, autori i letrës shtyp mbiemrin, inicialet dhe telefonin e tij të punës më të vogël se shkronja kryesore.
Hapi 7
Kontrolloni letrën me vendimmarrësit në organizatën tuaj në çdo drejtim. Për shembull, dokumentet që përfshijnë shpenzimin e fondeve miratohen nga një llogaritar, dhe përgjigjet e një kërkese nga zyra e tatimeve nënshkruhen nga një avokat. Punonjësit e organizatës që miratojnë letrën vendosin nënshkrimet e tyre personale me një transkriptim në kopjen e dytë në fund të tekstit, poshtë vendit për vizën e kokës. Pas marrjes së miratimeve të nevojshme, dokumenti në dalje nënshkruhet nga kreu i organizatës.
Hapi 8
Dorëzoni nëpunësin dokumentin e rënë dakord dhe të nënshkruar. Nëse dëshironi të mbani një kopje, shtypni një kopje shtesë. Kërkojini nëpunësit të vendosë një numër dalës.
Hapi 9
Nëse jeni nëpunës
Pranoni letrën dalëse nga ideatori. Kontrolloni disponueshmërinë dhe korrektësinë e detajeve kryesore, vizat e miratimit, informacionin në lidhje me krijuesin dhe nënshkrimin e menaxherit. Kushtojini vëmendje pranisë së bashkëngjitjeve në letër.
Hapi 10
Regjistroni informacionin në lidhje me dokumentin në regjistrin e postës në dalje. Nëse organizata juaj ka kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve, veproni në përputhje me udhëzimet për mirëmbajtjen e bazës së të dhënave. Nuk ka rregulla të rrepta të regjistrimit për një libër ditar tradicional të letrës. Sidoqoftë, në praktikë, më shpesh përdoret një tabelë me kolonat e mëposhtme:
- Data;
- numri i dokumentit në dalje;
- adresuesi;
- përmbledhje (titull);
- ideatori i dokumentit;
- shënim.
Hapi 11
Numri në dalje formohet si më poshtë. Së pari, specifikoni numrin e aksioneve të dosjes ku ruhen kopjet e mesazheve dalëse. Shkruaj numrin rendor të një letre të veçantë përmes një vijëzimi ose një prerjeje. Do të merrni: "01-14-256" ose "01-14 / 256", ku 01-14 është numri i çështjes, 256 është numri i dokumentit.
Hapi 12
Vendosni numrin dalës në rreshtin special të formularit. Për një letër përgjigjeje, sigurohuni që të tregoni edhe numrin e dokumentit hyrës me të cilin shoqërohet. Mbyllni kopjen e parë të letrës (pa viza aprovimi) në një zarf dhe dërgojani adresës. Skedoni një kopje të dokumentit në dosjen përkatëse të skedarit.
