Funksionimi efektiv i çdo organizate, qeverie ose komerciale, varet nga sa i strukturuar mirë veprimtaritë e saj. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të hartohet struktura organizative e ndërmarrjes: për të përcaktuar nivelet e menaxhimit dhe blloqet funksionale, mënyrat e ndërveprimit midis tyre dhe, përveç kësaj, për të zgjidhur çështjet e përbërjes së personelit. Struktura organizative përcakton numrin dhe përbërjen optimale të njësive të kërkuara dhe vartësinë e posteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Gjatë hartimit të strukturës optimale organizative, duhet të merrni parasysh qëllimet që i janë caktuar kompanisë suaj, detyrat që ajo do të zgjidhë dhe të merrni parasysh faktorët e jashtëm që ndikojnë në aktivitetet e saj. Kjo do të sigurojë bashkëveprim efektiv me mjedisin e jashtëm. Strukturimi efektiv do t'ju lejojë të optimizoni përpjekjet e stafit, të përmbushni kërkesat dhe nevojat e konsumatorëve tuaj të produkteve dhe të arrini qëllimet tuaja. Në fazën fillestare, do t'ju duhet të analizoni aktivitetet e kompanisë.
Hapi 2
Ndani të gjitha proceset e punës dhe teknologjike që janë të nevojshme për funksionimin normal të ndërmarrjes në blloqe të ndara. Vini në dukje ato departamente që janë tradicionale: kontabiliteti, departamenti i personelit, zyra, departamenti ekonomik dhe juridik. Ndani ato ndarje që punojnë në një cikël të mbyllur teknologjik në njësi të veçanta në strukturë në përputhje me natyrën e detyrave të prodhimit që ata do të kryejnë.
Hapi 3
Merrni parasysh ekzistencën e lidhjeve horizontale midis departamenteve. Përcaktoni se cili prej tyre do të ndërveprojë me njëri-tjetrin dhe merrni parasysh natyrën e këtij ndërveprimi. Nëse jeni prodhues i mallrave ose produkteve të tjera, atëherë lloji tradicional i ndërveprimit do të jetë drejtpërdrejt prodhimi - departamentet e shitjeve ose marketingut - kontabiliteti financiar.
Hapi 4
Përcaktoni personelin e secilit departament dhe vendosni lidhje vertikale midis pozicioneve, vartësisë hierarkike. Kjo është e nevojshme për zbatimin e procesit të menaxhimit dhe koordinimin e aktiviteteve të secilit departament.
Hapi 5
Vendosni lidhje vertikale, me ndihmën e të cilave menaxhmenti do të koordinojë dhe menaxhojë proceset e prodhimit, aktivitetet e të gjithë ndërmarrjes. Reflektoni zinxhirin e komandës përmes të cilit vendimet do t'u komunikohen performuesve të menjëhershëm nga lart poshtë.
Hapi 6
Caktoni shefat e departamenteve, caktoni secilin prej tyre termat e referencës dhe fushën e përgjegjësisë. Duhet të kihet parasysh se e njëjta çështje duhet të vendoset nga një departament, dhe jo nga disa. Vetëm shefi i departamentit duhet të kryejë funksione menaxheriale. Zgjidhja e çdo çështje duhet t'i besohet departamentit, i cili, për shkak të funksionalitetit dhe përgjegjësisë së tij, do t'i trajtojë ato më mirë se të tjerët.
