Ruajtja e duhur e dokumentacionit do të shmangë problemet me gjetjen e kontratave të duhura. Pasi të keni kaluar pak kohë në regjistrimin e letrave me vlerë, do të jeni të sigurt se ato të nevojshme do të jenë gjithnjë të sigurta dhe të shëndosha.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të gjetur lehtësisht dokumentin që ju nevojitet, bëni një libër kontabël. Jepi kontratës një numër dhe futje në këtë fletore. Përveç numrit rendor, shënoni datën kur është lidhur kontrata. Linja në ditar duhet të duket kështu: 1. Kontrata Nr. 987DL e datës 23.03.2010. Krahas kësaj, në shënime, tregoni thelbin e kontratës, nëse kërkohet nga stili i korporatës së arkivimit.
Hapi 2
Krijoni për secilin person juridik, nëse ka disa prej tyre në organizatë, regjistrin e tij të dokumenteve. Përdorni simbolet konvencionale për t'i treguar ato. Për shembull, futni kontratat e LLC "Funny Pictures" si 987ВК. Dhe kontratat nga OJSC "Murzilka" shënojnë 987M. Caktoni numra në mënyrë rigoroze në mënyrë që të shmangni konfuzionin.
Hapi 3
Skedoni kontratën në një dosje vetëm pasi të ketë kaluar të gjitha fazat e miratimit, të jetë nënshkruar nga drejtorët e përgjithshëm të të dy palëve dhe të gjitha vulat janë vendosur. Zgjidhni mbulesa me kapak të fortë për të mbajtur të sigurt dokumentet tuaja. Krijoni një dosje të veçantë për secilin person juridik.
Hapi 4
Për të futur kontratën në lidhës, hiqni me kujdes kapësen e letrës që lidh fletët. Shpoj vrimat e reja me një vrimë vrimash. Vendosni dokumentin në një dosje dhe sigurojeni atë me dredha metalike. Ndani një kontratë nga një tjetër me një fletë bosh A4.
Hapi 5
Ekziston një mënyrë tjetër për të arkivuar dokumentet. Bleni një sërë skedarësh transparentë. Vendosni secilën kontratë në një kapak të veçantë dhe sigurojeni atë në një dosje.
Hapi 6
Mos futni shumë kontrata në një dosje - fletët mund të rrudhen. Lidhësja duhet të mbyllet lehtë në mënyrë që letra të mos vështrojë.
Hapi 7
Lini mënjanë një raft të veçantë në raft për ruajtjen e dosjeve me dokumente. Në fund të lidhësit, shënoni vitin dhe personin juridik për të cilin janë hartuar kontratat. Në këtë mënyrë mund të gjeni shpejt kontratat që ju duhen, nëse është e nevojshme.
Hapi 8
Nuk ka nevojë të mbani dosje me dokumente të përfunduara tre deri në katër vjet më parë. Vendosini ato në kuti kartoni të ngushta, duke nënshkruar vitin dhe personin juridik që zotëron kontratën. Dërgoni paketat në depo. Gjeni një zonë magazinimi të thatë. Lagështia mund të vrasë letrat me vlerë.
