Shumë kompani të mëdha dërgojnë specialistë që punojnë për ta në një udhëtim pune në një qytet tjetër ose një vend tjetër për të zgjidhur çështje të caktuara. Organizatave u kërkohet të rimbursojnë punonjësit e tyre për shpenzimet e udhëtimit nga financat e firmës. Punëtorët e dërguar duhet të paraqesin dokumente në kohën e duhur, të cilat janë dëshmi e kostove dhe një shtesë e raportit të shpenzimeve.
E nevojshme
- - dokumentet e punonjësve;
- - dokumentet e organizatës;
- - llogaritësi;
- - akt lokal për shumën e shpenzimeve në një udhëtim pune;
- - forma e një raporti paraprak;
- - dokumentet që konfirmojnë shpenzimet gjatë një udhëtimi pune;
- - dokumentet e përfunduara për një udhëtim pune.
Udhëzimet
Hapi 1
Kur një punonjës shkon në një udhëtim pune, punëdhënësi duhet të hartojë të gjitha dokumentet siç duhet. Këto dokumente duhet të përfshijnë një urdhër për një udhëtim pune, një detyrë shërbimi, një certifikatë udhëtimi biznesi.
Hapi 2
Pas kthimit nga një udhëtim pune, punonjësi duhet të plotësojë një raport udhëtimi pune, i cili plotësohet në formularin e caktimit të shërbimit të lëshuar nga ai pas nisjes. Punonjësi në raport duhet të pasqyrojë përmbushjen e qëllimit të udhëtimit, për të cilin ai u drejtua nga kompania. Raporti duhet të përmbajë një listë të dokumenteve që iu dorëzuan specialistit me qëllim të lidhjes së kontratave dhe nënshkrimit nga partnerët (nëse kjo ishte arsyeja për të shkuar në një udhëtim pune).
Hapi 3
Brenda tre ditëve pas kthimit nga udhëtimi, udhëtari duhet të plotësojë një raport paraprak në formularin AO-1. Në të, ai ka nevojë të llogarisë shumën totale të shpenzimeve të bëra në një udhëtim pune. Këto përfshijnë mëditje, shuma e së cilës kontrollohet nga organizata me akte lokale ose marrëveshje kolektive, udhëtime, akomodimi dhe shpenzime të tjera të rëna dakord me punëdhënësin.
Hapi 4
Të gjitha shpenzimet duhet të dokumentohen, përveç ditës. Lista e dokumenteve duhet të regjistrohet në fletën e dytë të raportit paraprak (duke treguar emrat dhe shumat e tyre).
Hapi 5
Si rregull, para se një punonjës të shkojë në një udhëtim pune, fondet e përgjegjshme i lëshohen atij në departamentin e kontabilitetit. Nëse punonjësi ka shpenzuar të njëjtën shumë, e ka pasqyruar atë në raport dhe e ka konfirmuar atë me dokumente, atëherë nuk bëhet rillogaritja. Nëse një punonjës kishte nevojë të zgjaste një udhëtim pune ose ai duhej të ishte në një qytet tjetër në një ditë pushimi dhe të kryente një funksion pune, atëherë rillogaritja kryhet nga një llogaritar, duke marrë parasysh të gjitha nuancat. Në këtë rast, specialistit paguhet diferenca midis shumës së lëshuar dhe shumës së shpenzuar. Kur punonjësi ka marrë një shumë më të madhe sesa ka shpenzuar gjatë udhëtimit, ai duhet ta kthejë pjesën e mbetur në arkën e organizatës.
Hapi 6
Duhet të kihet parasysh se shuma e raportit paraprak aprovohet nga titullari i ndërmarrjes. Pas kësaj, kryhet rillogaritja e kërkuar.
